1. Einleitung
Lohnsteuerbescheinigung mit Lexware Office
Für alle Beschäftigten mit Steuerklasse erstellt Lexware Office am Jahresende automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung und schickt diese ans Finanzamt.
Dafür nutzt Lexware Office die Daten, die in der Software abgerechnet wurden (z. B. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag).
👉 Wenn Sie Lexware Office schon länger also auch im Vorjahr oder ab Januar nutzen, passt alles und es müssen keine Vorträge hinterlegt werden.
👉 Wenn Sie im aktuell laufenden Jahr zu Lexware Office gewechselt haben, fehlen die Daten aus der Zeit davor.
Dann müssen Sie diese Werte (z. B. Lohnsteuer) nachtragen.
❗ Haben Sie für die Zeit vor Lexware Office schon eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt und ans Finanzamt gesendet?
Dann brauchen Sie die Werte nicht mehr einzutragen.
In diesem Fall schickt Lexware Office zum Jahresende nur die Bescheinigung für den Zeitraum, der in der Software abgerechnet wurde.
Das Finanzamt erhält also zwei Bescheinigungen pro Mitarbeiter: eine vor Lexware, eine aus Lexware.
❗️Hinweis: Lexware Office unterstützt weitere Vortragswerte. Alles, was Sie dazu wissen müssen, finden Sie im entsprechenden Artikel.
Davon unabhängig können Vortragswerte für UV-Jahresmeldung und/oder für Einmalzahlungen nötig sein.
Alles, was Sie dazu wissen müssen, finden Sie in folgenden Artikeln:
2. Was sind die Voraussetzungen?
Zunächst geht es ausschließlich um Mitarbeiter:innen, die bereits vor dem Wechsel zu Lexware Office bei Ihnen beschäftigt waren und über Lohnsteuermerkmale abgerechnet wurden. Für Minijobber, die pauschal besteuert werden, gibt es hier in aller Regel nichts zu tun. Sie müssen nicht selber herausfinden, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorträge brauchen - Lexware Office unterstützt Sie mit einer Übersicht! 😎
Die Lohnsteuerwerte werden im sogenannten Lohnkonto aufgezeichnet. Bitte erstellen Sie sich das Dokument für das laufende Jahr in Ihrem „alten“ Lohnprogramm oder bitten Sie Ihre:n Steuerberater:in darum.
3. Was passiert, wenn man die Vorträge nicht eingibt?
Wichtig zu den Vorträgen (fehlende Werte nachtragen):
Wenn Sie keine Vorträge eintragen, zeigt die Lohnsteuerbescheinigung nur die Monate aus Lexware Office. → Sie ist also unvollständig.
Als Arbeitgeber:in sind Sie verpflichtet, dem Finanzamt die vollen Jahreswerte zu melden.
Folgen:
Mitarbeiter:innen haben Probleme bei der Steuererklärung und kommen auf Sie zu.
Ausnahme: Wenn der vorherige Abrechner schon eine Lohnsteuerbescheinigung geschickt hat, gibt es zwei Bescheinigungen (eine vor Lexware Office, eine aus Lexware Office) → dann müssen Sie nichts nachtragen.
Was passiert, wenn ich die Vorträge nicht bis zum 28.02. des Folgejahres eingetragen habe?
Sie müssen die falsche Bescheinigung in ELSTER stornieren und die Daten neu und richtig melden. Das ist aufwendig und ärgerlich.
4. Wie gebe ich die Vortragswerte ein?
Der späteste Zeitpunkt, die Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung einzutragen, ist der Dezember des laufenden Jahres. Der beste Zeitpunkt ist gleich bei der Anlage Ihrer Mitarbeiter:innen.
Wählen Sie den Bereich Mitarbeiter (Schwarzer Balken) aus und klicken je Mitarbeiter:in auf die 3 Punkte rechts außen. Hier wählen Sie dann den Eintrag „Vorträge bearbeiten“ und danach „Vortragswerte erfassen“.
✅ 👉 So geht’s:
Legen Sie die Lohnkonten des laufenden Jahres für die Zeit vor Lexware Office bereit.
Verschaffen Sie sich einen Überblick der Mitarbeiter:innen, die Vorträge brauchen, indem Sie die Vortragsübersicht aufrufen.
Gehen Sie nun Ihre Kolleg:innen einzeln durch und übertragen Sie die Vortragswerte aus dem Lohnkonto nach Lexware Office.
Lohnkonto-Berichte sind (leider) nicht normiert und sehen in jedem Programm anders aus. Zur leichteren Orientierung haben wir Ihnen Eingabehilfen für die folgenden verbreiteten Lohnprogramme unten zusammengestellt:
So sieht das Lohnkonto beim Steuerberater aus:
Da Lohnprogramme auch unterschiedliche Bezeichnungen verwenden, haben wir hier noch eine weitere Hilfestellung für Sie. So können Sie bequem nach der Bezeichnung im Lohnkonto Ihres Vorgängerprogramms schauen und finden die Bezeichnung in Lexware Office im Handumdrehen.
Übertragen Sie die Summe der unten aufgeführten Werte aus dem Lohnkonto Ihres Vorgängerprogramms in die Lexware Office LStB - Vortragswerte.
5a Eingabehilfe: Lexware lohn+gehalt
5b Eingabehilfe: Sage Business Cloud
5c Eingabehilfe: ilohngehalt
5d Eingabehilfe: Datev
6. Kann ich die Vorträge nach Abschluss der Dezember-Abrechnung noch korrigieren oder nachträglich eintragen?
Die Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung können unter bestimmten Voraussetzungen über Lexware Office korrigiert bzw. nachgetragen werden:
Sie stehen mit der Abrechnung im Januar des Folgejahres
die Frist für die Abgabe der Lohnsteuerbescheinigung (28.02.) ist noch nicht verstrichen
Um die Vorträge zu korrigieren, rufen Sie sich bitte die Mitarbeiterübersicht ("Mitarbeiter") auf und klicken die drei Punkte auf der rechten Seite beim jeweiligen Mitarbeitenden an. Dort finden Sie die Option „Vorträge 2022 korrigieren“ und können darüber die Vorträge je Mitarbeiter:in anpassen. Bitte das "Speichern" ganz unten nicht vergessen.
