Fehler in der Lohnabrechnung? Keine Sorge, das ist ganz normal und sollte korrigiert werden. Damit diese Änderungen korrekt ausgeführt werden, finden Sie hier eine klare Anleitung, um Änderungen selbst vorzunehmen oder unser Support-Team gezielt einzubinden.
Wichtig:
Änderungen können rückwirkend bis zum 01.01. des Vorjahres vorgenommen werden.
Aktualisierte Daten werden mit der nächsten Lohnabrechnung wirksam und an Krankenkassen oder das Finanzamt übermittelt.
Bitte überprüfen Sie alle Änderungen sorgfältig, um Fehler zu vermeiden.
💡Möglicher Korrekturzeitraum
Korrekturen sind ausschließlich für das unmittelbar vorangegangene Kalenderjahr zulässig.
Beispiel: Im Jahr 2025 können nur Vorgänge aus dem Jahr 2024 korrigiert werden. Korrekturen für frühere Jahre (z. B. 2023, 2022, 2021) sind ausgeschlossen.
Was können Sie selbst korrigieren?
Mitarbeiter
Wirksam ab dem Monatsanfang, auch rückwirkend für den Vormonat.
Mitarbeiterdaten aktualisieren
Beispiel: Adressänderungen oder Kontaktinformationen (aktuell gültiger Monat).
Einträge für den Vormonat können Sie selber vornehmen.
Abrechnung
Rückwirkende Abwesenheiten korrigieren oder löschen
Gilt für Änderungen im Vormonat.
Firma
Firmendaten aktualisieren:
Nur im aktuellen Monat möglich.
Krankenkasse
Umlagesätze ändern:
Im aktuellen Jahr, rückwirkend für das gesamte Jahr möglich. hier erfahren Sie wie
Was übernimmt unser Support-Team?
Komplexere Änderungen am Mitarbeiterprofil
Gilt für Mitarbeiter, die bisher nicht abgerechnet wurden (bis 01.01. des aktuellen Jahres möglich).
Beschäftigungsart ändern
Anpassung rückwirkend bis 01.01. des Vorjahres möglich, gilt immer ab Monatsbeginn.
Sonstige Mitarbeiterdaten (ohne Lohnsteuerdaten)
Änderungen rückwirkend bis 01.01. des Vorjahres möglich.
Wechsel Haupt-/Nebenbeschäftigung
Nur, wenn der Mitarbeiter weiterhin aktiv ist und kein bestätigtes Referenzdatum vom Finanzamt vorliegt.
Abrechnung
Entgeltdaten und Abrechnungsangaben bearbeiten
Rückwirkend bis 01.01. des Vorjahres.
Rückwirkende Abwesenheiten korrigieren
Bis 01.01. des Vorjahres.
Was kann nicht geändert werden?
Es gibt Einschränkungen bei einigen Änderungen, die gesetzlich oder technisch nicht erlaubt sind:
Mitarbeiter
Lohnsteuerdaten
Änderungen wie Heirat oder Kirchenaustritt müssen vom Finanzamt bearbeitet und automatisch an unser System übermittelt werden. Ihre Mitarbeitenden beantragen das direkt beim Finanzamt.
Firma
Rückwirkende Firmendatenänderungen sind nicht möglich.
Krankenkasse
Rückwirkende Anpassungen der Umlagesätze für das Vorjahr sind laut der Vorgabe der Krankenkasse nicht zulässig.
Beitragsnachweise hier erfahren Sie mehr
Berufsgenossenschaft
Angaben zu Gefahrtarifen oder Mitgliedschaften werden nur von der Berufsgenossenschaft elektronisch übermittelt.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für spezifische Änderungen
Abwesenheiten im Vormonat bearbeiten oder löschen
Öffnen Sie den Reiter „Abrechnung“ in der schwarzen Menüleiste oben. Im ersten Schritt der Abrechnung sehen Sie alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden.
Wählen Sie die entsprechende Abwesenheit, klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf eine der Optionen im Pop-Up-Fenster:
Bearbeiten (🖊️): Änderungen vornehmen und speichern.
Löschen (🗑️): Entfernt die Abwesenheit.
Prüfen Sie anschließend die geleisteten Arbeitsstunden, da ggf. Anpassungen nötig sind.
Hinweis: Nach der rückwirkenden Änderung der Abwesenheit ist es möglich, dass eine Anpassung der geleisteten Arbeitsstunden notwendig wird. Diese Änderung übernimmt der Support für Sie. Teilen Sie im Chat mit, dass Sie mit einem menschlichen Agenten sprechen möchten.
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.
💡Wenn Sie Abwesenheiten eintragen möchten, die über den Vormonat hinausgehen, senden Sie bitte alle relevanten Informationen in unseren Support-Chat und geben Sie an, dass Sie mit einem menschlichen Agenten verbunden werden möchten.
Rückwirkender Eintritt im Vormonat
Legen Sie das Mitarbeiterprofil im aktuellen Monat vollständig an und übernehmen Sie den Vorschlag zum Eintrittstermin.
Senden Sie im Support Chat eine Chat-Nachricht mit Name und gewünschtem Eintrittstermin und teilen Sie mit, dass Sie mit einem menschlichen Agenten verbunden werden möchten.
Aktivieren Sie den Supportzugriff, damit unser Team die Änderungen vornehmen kann.
Wichtig: Bitte warten Sie unbedingt, bis der Support den rückwirkenden Eintritt bestätigt hat, bevor Sie die nächste Abrechnung abschließen. Abschlüsse können nicht mehr bearbeitet werden, wenn die Abrechnung bereits genehmigt wurde (auch nicht durch den Support).
Rückwirkender Austritt im Vormonat
Rückwirkende Austritte können Sie im Vormonat selbst eintragen.
Gehen Sie in der Menüleiste oben zum Reiter „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf den gewünschten Namen.
Erfassen Sie das Austrittsdatum im Mitarbeiterformular und speichern Sie die Änderungen.
Hinweise:
Die elektronischen Meldungen an die Krankenkasse und das Finanzamt werden mit der nächsten Lohnabrechnung erstellt und verschickt.
Da die Verrechnung der Entgelte ebenfalls erst mit der nächsten Lohnabrechnung erfolgt, sollten Sie über einen Gehaltsvorschuss nachdenken.
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.
Rückwirkende Änderung der Beschäftigungsart
Öffnen Sie den Reiter „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Mitarbeiterprofil.
Wählen Sie „👤Beschäftigungsart ändern“ und folgen Sie den Anweisungen durch vier Schritte:
1) Beschäftigungsart: Legen Sie die Art der Beschäftigung und Startdatum fest. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
2) Ergänzung der Daten: Prüfen Sie die Daten zur Sozialversicherung und Lohnsteuer und passen Sie diese ggf. an.
Hinweis: Der Umfang der Eingaben variiert je nach Beschäftigungsart.
3) Anpassung: Überprüfen Sie die Angaben zu Arbeitszeit/Vergütung und passen Sie diese ggf. an.
4) Überprüfung der Änderung: Es wird Ihnen eine Zusammenfassung der eben hinterlegten Werte angezeigt. Sobald Sie den Button „Beschäftigungsart ändern“ gewählt haben, wird die Änderung durchgeführt.
Hinweis: Damit die Änderung wirksam wird, führen Sie bitte die nächste Abrechnung durch. Erst mit dieser werden die entsprechenden Meldungen an die Krankenkassen und das Finanzamt erstellt.
Die Korrekturvorschau können Sie hier einsehen.