Klare Zahlungsfristen und attraktive Skontoangebote sind mehr als nur eine Formalität auf Ihren Rechnungen – sie sind ein wirkungsvolles Instrument zur Stärkung Ihrer Liquidität und Kundenbindung. Wenn Ihre Kundinnen und Kunden ihre Rechnungen schneller begleichen, profitieren Sie von einem stetigen Geldfluss. Gleichzeitig stellt ein Skonto einen überzeugenden Anreiz dar, der die Zahlungsmoral Ihrer Kundschaft positiv beeinflusst.
Was sind Zahlungsbedingungen und warum sind sie wichtig?
Zahlungsbedingungen legen fest, wann und unter welchen Voraussetzungen eine Rechnung zu begleichen ist. Sie bestimmen also die Fälligkeit einer Rechnung und werden durch das Rechnungsdatum (Belegdatum) sowie die gewählte Zahlungsbedingung gesteuert.
Sie sind ein zentrales Instrument, um:
Liquidität zu steuern: Klare Fristen sorgen für planbare Zahlungseingänge
Rechtssicherheit zu schaffen: Eindeutige Bedingungen schützen vor Zahlungsausfällen
Cashflow zu optimieren: Skonto-Anreize fördern schnellere Zahlungen
1. Zahlungsfristen richtig festlegen
Damit eine Rechnung korrekt als „in x Tagen fällig“ erkannt wird, müssen bei der Erstellung der Zahlungsbedingungen die vorgesehenen Platzhalter verwendet werden – etwa für das Belegdatum oder das Fälligkeitsdatum.
Beispiel: Eine Zahlungsbedingung mit dem Platzhalter „{Zahlungsziel in Tagen}“ und dem Zahlungsziel 30 Tage bedeutet, dass die Rechnung 30 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig ist.
Wenn hingegen keine Platzhalter eingesetzt werden, kann das System keine Frist berechnen – die Rechnung gilt dann als sofort fällig.
Wichtig: Überprüfen Sie bei der Erstellung oder Auswahl von Zahlungsbedingungen immer, ob die Platzhalter korrekt eingefügt wurden. Das sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen automatisch mit den richtigen Fälligkeitsdaten erstellt werden.
2. Rechtssicherheit durch klare Formulierungen
Eindeutige Zahlungsbedingungen schaffen Transparenz und vermeiden Missverständnisse. Sie legen fest, ab wann eine Zahlung als überfällig gilt und ermöglichen bei Bedarf Verzugszinsen oder Mahnungen.
Beispiel: „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum“ bedeutet, dass ab Tag 31 Verzug eintreten kann, sofern keine andere Vereinbarung besteht.
3. Skonto als Anreiz für frühzeitige Zahlung
Das Skonto ist ein Preisnachlass, den Sie gewähren, wenn Ihre Kunden innerhalb einer verkürzten Frist zahlen. Dadurch verbessern Sie Ihren Cashflow, da Rechnungen schneller beglichen werden.
Beispiel: „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, netto 30 Tage.“
→ Der Kunde erhält 2 % Nachlass, wenn er innerhalb von 10 Tagen bezahlt. Erfolgt die Zahlung später, muss der volle Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen gezahlt werden.
Auch hier gilt: Verwenden Sie Platzhalter für die Berechnung der Skontofrist (z. B. {Skontoziel in Tagen} oder {Skontoziel als Datum}), damit das System das korrekte Skontodatum automatisch setzt.
Weitere Informationen zum Thema Skonto finden Sie in unserer FAQ zum Skonto.
Tipp: Formulieren Sie Zahlungsbedingungen immer klar, vollständig und mit Platzhaltern, wenn das System diese unterstützt. Nur so können Fälligkeit und Skontofristen automatisch und korrekt berechnet werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Zahlungsbedingungen erstellen
1. Rechnung erstellen und Zahlungsbedingungen öffnen
Erstellen Sie eine neue Rechnung über "+ Neuer Beleg"
Scrollen Sie zum Fußbereich des Belegs
Klicken Sie auf den Button rechts von der aktuellen Zahlungsbedingung
2. Neue Bedingung hinzufügen
Wählen Sie "+ Neu"
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, wie z.B. "Die Zahlung ist ohne Abzug innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungsdatum fällig. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto auf den Rechnungsbetrag."
Erstellen Sie Ihren individuellen Text mit Platzhaltern
3. Platzhalter effizient nutzen
Platzhalter sind Ihr Geheimnis für professionelle Automatisierung. Nutzen Sie folgende Platzhalter, um Ihre Zahlungsbedingungen in Rechnungen flexibel und automatisiert zu gestalten. Die Platzhalter werden beim Rechnungserstellen durch die entsprechenden Werte ersetzt.
{Skonto in %}
Tragen Sie hier den Skontosatz ein, den Sie Ihren Kunden bei frühzeitiger Zahlung gewähren (z. B. 2 %).{Skontobetrag}
Dieser Platzhalter wird durch den tatsächlichen Euro-Betrag ersetzt, den Ihr Kunde bei Skontonutzung abziehen darf.{Gesamtbetrag minus Skonto}
Hier wird der reduzierte Rechnungsbetrag ausgegeben, also der Gesamtbetrag abzüglich Skonto.{Skontoziel in Tagen}
Anzahl der Tage nach Rechnungsdatum, innerhalb der Skonto gewährt wird (z. B. 10 Tage).{Skontoziel als Datum}
Gibt das genaue Datum aus, bis zu dem Ihr Kunde zahlen muss, um das Skonto zu erhalten.{Zahlungsziel in Tagen}
Anzahl der Tage nach Rechnungsdatum, innerhalb der die Rechnung vollständig bezahlt sein muss (z. B. 30 Tage).{Zahlungsziel als Datum}
Gibt das konkrete Fälligkeitsdatum der Rechnung aus (ohne Skonto).
4. Vorschau prüfen und speichern
Unter der erstellten Zahlungsbedingung wird Ihnen der Text angezeigt, welcher auf den Belegen mit abgebildet wird.
Überprüfen Sie die "Vorschau" auf Korrektheit
Bestimmen Sie, ob diese Bedingung als Standard gelten soll, indem Sie im unteren Bereich die Option "Standard" aktivieren.
Klicken Sie auf "Speichern", um die Zahlungsbedingung zu übernehmen.
Bestehende Zahlungsbedingungen bearbeiten
Über die drei Punkte neben jeder Zahlungsbedingung können Sie:
Bearbeiten: Text oder Skonto-Details anpassen
Als Standard festlegen: Für alle zukünftigen Belege verwenden
Löschen: Nicht mehr benötigte Bedingungen entfernen (außer Standard-Bedingungen)
Skonto strategisch einsetzen
Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie Ihren Kund:innen Skonto gewähren könnten. Einer der häufigsten Gründe ist, wenn Kund:innen ihre Rechnung innerhalb eines festgelegten Skonto-Zahlungsziels begleichen. Der Vorteil für Sie als Unternehmer:in: Sie erhalten die Zahlung schneller und Ihre Kund:innen profitieren von einem Preisnachlass.
Was ist Skonto?
Skonto ist ein prozentualer Nachlass auf den Rechnungsbetrag, den Sie gewähren, wenn Kunden innerhalb einer bestimmten Frist zahlen.
Beispiel: Bei einer Rechnung über 1.000 € mit 2% Skonto zahlen Kunden nur 980 €, wenn sie innerhalb der Skonto-Frist begleichen.
Skonto-Bedingungen erstellen
Um Ihre Kundinnen und Kunden zu einer frühzeitigen Zahlung zu motivieren, können Sie Skonto-Bedingungen in Ihre Rechnungen integrieren. Dabei sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
Skonto-Prozentsatz festlegen (z. B. 2 %): Legen Sie fest, welchen prozentualen Nachlass Sie bei fristgerechter Zahlung gewähren möchten – üblich sind beispielsweise 1–3 %.
Skonto-Frist bestimmen (z. B. 7 Tage): Definieren Sie den Zeitraum, innerhalb dessen der Skonto in Anspruch genommen werden kann – etwa 7 Tage ab Rechnungsdatum.
Reguläre Zahlungsfrist definieren (z. B. 30 Tage): Geben Sie an, wann der vollständige Rechnungsbetrag fällig wird, sofern kein Skonto genutzt wird.
Platzhalter für automatische Berechnung nutzen: Verwenden Sie in Ihrer Rechnungssoftware Platzhalter, damit der Skonto-Betrag automatisch berechnet und korrekt auf der Rechnung ausgewiesen wird.
Vorteile von Skonto für Ihr Unternehmen
Schnellere Liquidität: Zahlungen kommen früher an
Reduziertes Ausfallrisiko: Weniger Mahnverfahren
Planbarere Cashflow: Bessere Liquiditätsplanung
Wichtig: Weitere Informationen, wie gesetzliche Regelungen von Skonto und Versteuerung, finden Sie hier.
Best Practices für rechtssichere Zahlungsbedingungen
Damit Ihre Zahlungsbedingungen klar und rechtlich wirksam sind, beachten Sie folgende Empfehlungen:
Klare Formulierungen verwenden:
Vermeiden Sie missverständliche oder mehrdeutige Angaben – Ihre Kunden sollten auf einen Blick verstehen, wann und wie bezahlt werden muss.Eindeutige Fristen definieren:
Geben Sie feste Zeiträume oder konkrete Daten an (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum“), um Zahlungspflichten rechtssicher festzulegen.Verzugszinsen bei Bedarf erwähnen:
Weisen Sie auf mögliche Verzugszinsen hin, falls die Zahlung nicht fristgerecht erfolgt – das schafft Transparenz und beugt Streitigkeiten vor.
Häufige Fragen und Lösungen
Skonto oder Rabatt – Was ist der Unterschied?
Skonto oder Rabatt – Was ist der Unterschied?
Obwohl Skonto und Rabatt oft synonym verwendet werden, gibt es einen entscheidenden Unterschied:
Skonto ist ein Rabatt auf den Gesamtbetrag der Rechnung, der gewährt wird, wenn die Zahlung innerhalb einer festgelegten Frist erfolgt.
Rabatt hingegen kann jederzeit gewährt werden, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt, und wird häufig bei Sonderaktionen oder auf bestimmte Artikel angewendet.
In Lexware Office können Sie sowohl Skonto als auch Rabatt auf Rechnungen anwenden. Wenn Sie den Rabatt auf den Gesamtbetrag Ihrer Rechnung darstellen möchten, können Sie diesen als "Gesamtrabatt" hinzufügen.
Sie haben gemerkt, dass ein Gesamtrabatt in Ihrem Anwendungsfall sinnvoller ist? Dann informieren Sie sich gerne hier, wie Sie ihn in Ihrer Rechnung hinzufügen: Gesamtrabatt in Ausgangsbelegen
Kann ich Skonto nachträglich hinzufügen?
Kann ich Skonto nachträglich hinzufügen?
Nein, Skonto kann nicht nachträglich zu einem bereits erstellten Beleg hinzugefügt werden. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, befolgen Sie diese Schritte:
Zahlung aufheben: Falls bereits eine Zahlung zum Beleg vorliegt, heben Sie diese auf.
Zahlungsbedingungen anpassen: Bearbeiten Sie den Beleg und passen Sie die Zahlungsbedingungen an, um Skonto zu hinterlegen.
Für Eingangsrechnungen: Erfassen Sie die Rechnung in voller Höhe und deklarieren Sie die Differenz bei der Bankzuordnung als Skonto.
Beachten Sie, dass Änderungen nur möglich sind, solange der Beleg nicht festgeschrieben wurde.
Tipp: Alternativ können Sie den Rechnungsbeleg auch unverändert lassen und Ihre Kund:innen separat über den Skontobetrag informieren. Sobald die Zahlung eingegangen ist, weisen Sie im Bereich "Finanzen" den um den Skonto reduzierten Betrag der Rechnung zu. Lexware Office erkennt die Differenz automatisch und schlägt vor, diese als "Skonto" zu kennzeichnen.
Wie kann ich Skonto auf Teilbeträge oder Schlussrechnung anwenden?
Wie kann ich Skonto auf Teilbeträge oder Schlussrechnung anwenden?
In Lexware Office ist es leider nicht möglich, Skonto nur auf einen Teilbetrag einer Rechnung anzuwenden. Skonto wird systemseitig immer auf den Gesamtbetrag der Rechnung berechnet.
Bei Abschlagsrechnungen wird das Skonto bei der Schlussrechnung nur auf den noch offenen Restbetrag angewendet – nicht auf den gesamten ursprünglichen Rechnungsbetrag.
Lösungsweg – manuelle Berücksichtigung von Skonto in der Schlussrechnung:
Erstellen Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Gesamtbetrag der Leistung.
Ziehen Sie anschließend die bereits gezahlten Abschlagsrechnungen als einzelne Position(en) ab.
Berechnen Sie das Skonto manuell auf den vollen Rechnungsbetrag.
Fügen Sie das Skonto als eigene Minus-Position in der Schlussrechnung hinzu (z. B. „Skonto 2 % auf Gesamtbetrag“).
Der endgültige Zahlbetrag ergibt sich automatisch.
Hinweis: Achten Sie darauf, das Skonto korrekt zu berechnen und deutlich auszuweisen, damit Ihre Kunden den Abzug nachvollziehen können.
Kann man beim Schreiben einer Rechnung mit Skonto den Ausdruck der Zeile "Skonto entspricht einem Betrag von xx €" unterdrücken?
Kann man beim Schreiben einer Rechnung mit Skonto den Ausdruck der Zeile "Skonto entspricht einem Betrag von xx €" unterdrücken?
Ja, es ist möglich, die Zeile „Skonto entspricht einem Betrag von xx €“ beim Schreiben einer Rechnung mit Skonto zu unterdrücken.
Allerdings wird dabei die gesamte Fußzeile entfernt, sodass auch weitere Skonto-Informationen und Hinweise nicht mehr angezeigt werden. Alternativ können Sie die Skonto-Einstellungen in den Zahlungsbedingungen anpassen.
Kann ich Skonto auf den Gesamtbetrag einer Rechnung geben, wenn bereits Abschlagsrechnungen abgezogen wurden?
Kann ich Skonto auf den Gesamtbetrag einer Rechnung geben, wenn bereits Abschlagsrechnungen abgezogen wurden?
Leider bietet Lexware Office keine direkte Möglichkeit, Skonto auf den Gesamtbetrag einer Ausgangsrechnung zu setzen, wenn bereits Abschlagsrechnungen abgezogen wurden. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Erstellen Sie die Schlussrechnung wie gewohnt mit Abzug der Abschlagsrechnungen.
Erfassen Sie den vollen Rechnungsbetrag ohne Skonto.
Informieren Sie den Kund:innen separat über den Skontobetrag.
Bei Zahlungseingang ordnen Sie im Bereich "Finanzen" den um den Skonto reduzierten Betrag der Rechnung zu.
Lexware Office erkennt die Differenz und bietet an, diese als „Skonto“ zu kennzeichnen.