Bestehende Daten zu Artikeln (Produkte und Services) können Sie ganz einfach in Lexware Office importieren und müssen nicht manuell eingegeben werden.
Erklärvideo: Artikel (Produkte und Services) importieren und verwalten
Sie haben eine Liste der Artikel, die Sie anbieten? Dann informieren Sie sich in dem folgenden Video und starten Sie mit dem Import:
Anleitung zum Import und zur Verwaltung von Artikeln in Lexware Office:
Artikelimport starten:
Gehen Sie in der Navigationsleiste auf „Artikel“ und wählen Sie die Option, "Produkte" oder "Services" zu importieren.
Falls zusätzliche Einheiten benötigt werden, müssen diese vor dem Import in Lexware Office hinterlegt werden.
Mustervorlage nutzen:
Laden Sie die Mustervorlage herunter und tragen Sie die Produktdaten ein.
Pflichtfelder: Bezeichnung, Einheit, Steuerart, Verkaufspreis Netto oder Brutto je nach Angabe in Ihren "Allgemeinen Einstellungen".
Optional: Artikelnummer, GTIN (globale Produktkennzeichnung), Beschreibung und Notizen.
CSV-Datei vorbereiten:
Falls eine eigene CSV-Datei genutzt wird, müssen die Spaltenüberschriften mit denen der Mustervorlage übereinstimmen.
Die Datei kann per Drag & Drop hochgeladen werden.
Datenprüfung:
Überprüfen Sie, ob die Spaltenüberschriften den Inhalten entsprechen und die Datei vollständig ist.
Nicht benötigte Spalten können vom Import ausgeschlossen werden.
Import abschließen:
Klicken Sie auf „Produkte importieren“ oder "Services importieren". Der Prozess kann einige Zeit dauern; Sie erhalten eine E-Mail, sobald er abgeschlossen ist.
Artikelübersicht verwalten:
Nach dem Import werden alle Produkte und Services in der Artikelübersicht angezeigt.
Sie können nach Artikeln suchen, Spalten individualisieren und Artikel bearbeiten, duplizieren, löschen oder archivieren.
Neue Artikel können über den Button „Neu“ angelegt werden.
Wie Sie weitere Einheiten vor dem Import anlegen können, erfahren Sie hier.
Klicken Sie hier um jetzt Ihre Produkte und Services in Lexware Office anzulegen.
Wichtiger Hinweis: Bestehende Artikel aktualisieren
Artikel können nicht über einen Import aktualisiert werden. Das System prüft bei jedem Import die Artikelnummer. Ist diese bereits vorhanden, wird der Artikel übersprungen und nicht importiert.
Wenn Sie ohne Artikelnummern arbeiten: Bei einem erneuten Import würden Duplikate entstehen, da das System die Artikel nicht eindeutig zuordnen kann.
Workaround für Massenänderungen: Wenn Sie viele Artikel gleichzeitig ändern möchten (z. B. Preise anpassen), gehen Sie wie folgt vor:
Exportieren Sie Ihre bestehenden Artikel aus Lexware Office
Löschen Sie die Artikel in Ihrem Account
Ändern Sie die gewünschten Werte (z. B. Preise) in der exportierten CSV-Datei
Importieren Sie die bearbeitete Datei wieder
Wichtig: Bereits erstellte Belege (Rechnungen, Angebote etc.) bleiben unverändert. Die Artikeländerungen wirken sich nicht auf bereits ausgestellte Dokumente aus.
Produkt, Service, Artikel, Import, importieren, anlegen