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Rechnungskorrektur und Gutschrift einfach erklärt

Wann korrigiert man eine Rechnung und wann erstellt man eine Gutschrift?

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Verfasst von RoxanaL
Gestern aktualisiert

Sie haben eine Rechnung erstellt und einen Fehler entdeckt? Das kommt vor. Doch nicht immer ist eine Rechnungskorrektur die richtige Lösung! Dieser Artikel bietet einen klaren Überblick über typische Anwendungsfälle und hilfreiche Tipps, um sicherzustellen, dass Sie korrekt vorgehen.

Übersicht – Ausgangsrechnung korrigieren oder Gutschrift erstellen?

Situation

Maßnahme

Falsche Adresse oder Leistungsbeschreibung

Rechnung inhaltlich bearbeiten - keine Stornierung nötig

Änderungen bei Artikeln oder Leistungen

Gutschrift erstellen

Rechnung nicht versendet

Rechnung bearbeiten - keine Stornierung nötig

Rechnung versendet, aber noch unbezahlt

Rechnung stornieren & neue Rechnung erstellen

Rechnung bereits bezahlt

Rechnung stornieren & Zahlung der neuen Rechnung zuordnen

Doppelte oder versehentlich erstellte Rechnung

Rechnung stornieren

Teilzahlung oder Teilrückerstattung

Gutschrift erstellen

💡 Gut zu wissen:

  • Die Rechnungskorrektur entspricht funktional einer Gutschrift, sie mindert die Einnahmen.

  • Eine Rechnungskorrektur dient nicht zur inhaltlichen Änderung der Rechnung.

  • Beim Stornieren sollten Sie den Stornobeleg an Ihren Kund:innen senden.

  • Hinterlegen Sie die gutzuschreibenden Beträge positiv in der Rechnungskorrektur. Die Gegenbuchung mit den negativen Beträgen erledigt Lexware Office automatisch für Sie.


Typische Anwendungsfälle und Vorgehen

Hier finden Sie die häufigsten Anwendungsfälle in Bezug auf Rechnungskorrektur und Gutschriften.

1. Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht versendet

Situation:

Die Rechnung wurde im System erstellt, aber noch nicht an den Kunden übermittelt (z. B. kein E-Mail-Versand, kein PDF-Export).

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. Öffnen Sie die Rechnung im Programm und klicken Sie auf das Stiftsymbol (Bearbeitungsfunktion).

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor (z. B. Positionen, Adresse, Betrag).

  3. Speichern Sie die korrigierte Rechnung und senden Sie diese dann an den Kunden oder laden Sie sie herunter.

Hinweis: Eine Stornierung ist in diesem Fall nicht notwendig.


2. Rechnung wurde versendet, aber noch nicht bezahlt

Situation:

Die Rechnung wurde dem Kunden zugestellt, aber noch nicht beglichen. Änderungen am Betrag oder der Leistungsbeschreibung sind erforderlich.

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. Stornieren Sie die Originalrechnung.

  2. Erstellen Sie eine neue, korrekte Rechnung mit der Funktion "Duplizieren".

  3. Versenden Sie die neue Rechnung an den Kunden.

  4. Ergänzen Sie optional einen Vermerk über die Korrektur und den Bezug zur ursprünglichen Rechnung.


3. Rechnung wurde bereits bezahlt

Situation:

Der Kunde hat die Rechnung bezahlt, aber nachträglich wurde ein Fehler festgestellt (z. B. falscher Betrag).

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. Löschen Sie die bereits zugeordnete Zahlung über das Papierkorbsymbol in den Zahlungsdetails.

  2. Stornieren Sie die Originalrechnung.

  3. Erstellen Sie eine korrekt überarbeitete Rechnung mit der Funktion "Duplizieren".

  4. Ordnen Sie die Zahlung der neuen Rechnung zu.


4. Rechnung wurde doppelt erstellt oder versehentlich generiert

Situation:

Es wurden zwei identische Rechnungen ausgestellt oder eine unnötige Rechnung erstellt.

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. Stornieren Sie die doppelte oder unerwünschte Rechnung.

  2. Informieren Sie den Kunden kurz, um mögliche Missverständnisse oder Doppelzahlungen zu vermeiden.


5. Teilrückerstattung bei vollständiger Zahlung

Situation:

Der Kunde hat die Rechnung vollständig bezahlt, konnte jedoch die Leistungen nur teilweise in Anspruch nehmen. Ein Teilbetrag soll erstattet werden.

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. Erstellen Sie über "+ Neuer Beleg" eine neue Rechnungskorrektur (Gutschrift). Wählen Sie hierbei nicht die ursprüngliche Rechnung als Basis.

  2. Es entsteht ein neuer offener Posten, dem Sie die Rückerstattung zuordnen können.

  3. Fügen Sie im Einleitungstext einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung hinzu, um den Zusammenhang für den Kunden zu verdeutlichen.


6. Teilweise Zahlung erhalten und Gutschrift erforderlich

Situation:

Der Kunde hat nur einen Teil der Rechnung bezahlt und für den offenen Restbetrag soll eine Gutschrift erstellt werden.

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. Löschen Sie die bereits zugeordnete Teilzahlung über das Papierkorbsymbol in den Zahlungsdetails.

  2. Klicken Sie bei der Originalrechnung auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie die Option Rechnungskorrektur weiterführen.

  3. Erstellen Sie eine Gutschrift über den noch offenen Betrag.

  4. Senden Sie die Rechnungskorrektur an den Kunden.

  5. Ordnen Sie anschließend die Teilzahlung erneut der Originalrechnung zu, um den offenen Posten auszugleichen.


Wichtiger Hinweis zur Rechnungskorrektur

👉 Sollten Sie unsicher sein, welche korrekte Vorgehensweise in Ihrem Fall anzuwenden ist, empfehlen wir eine Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Dies sichert eine korrekte buchhalterische Behandlung.

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