Sie möchten eine Rechnung oder eine Teilrechnung an Kund:innen stellen? In Lexware Office nutzen Sie dafür dieselben Vorgänge. In diesem Wissensartikel erklären wir ihnen Schritt für Schritt, wie Sie dabei vorgehen.
Was ist eine Teilrechnung?
Eine Teilrechnung (genauer: "Teilschlussrechnung") ist eine ganz normale Rechnung, die für eine klar abgegrenzte Teilleistung erstellt wird. Ein Beispiel hierfür wäre der fertiggestellte Keller eines Hauses als erster Bauabschnitt. Im Gegensatz zur Abschlagsrechnung wird die erbrachte Leistung bei einer Teilrechnung vom Auftraggeber abgenommen. Für Sie als Unternehmer bedeutet das, dass die (Teil-)Rechnung nicht vom Vorbehalt der endgültigen Gesamtabrechnung abhängig ist
Lexware Office bietet Ihnen die Möglichkeit, Teilrechnungen auf die gleiche Weise wie reguläre Rechnungen zu erstellen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, eine Rechnung oder Teilrechnung zu erstellen:
Neue (Teil-)Rechnung erstellen
Angebot oder Auftragsbestätigung in eine (Teil-)Rechnung weiterführen
Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen.
1. Eine Rechnung oder Teilrechnung erstellen
Möchten Sie eine neue Rechnung oder Teilrechnung erstellen? Gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im Hauptmenü auf „+“ > Rechnung erstellen (alternativ in der Belegliste auf „Neuer Beleg“ > Rechnung erstellen).
Tragen Sie die Daten Ihres Kunden ein oder wählen Sie bereits angelegte Kund:innen aus.
Existieren bereits Angebote oder Auftragsbestätigungen zu diesen Kund:innen? Dann schlägt Lexware Office automatisch passende Belege vor, die Sie weiterführen können.
Lexware Office übernimmt die Rechnungspositionen aus dem ausgewählten Angebot und zieht vorhandene Abschlagsrechnungen automatisch ab.
Hinweis: Nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen können in Abzug gebracht werden.
Sollten Sie weitere Abschlagsrechnungen zu dem jeweiligen Kunden ohne Zuordnung zu einem Angebot / einer Auftragsbestätigung erstellt haben, so können Sie diese optional ebenfalls in Abzug bringen.
Jetzt können Sie die Rechnung individuell anpassen.
💡 Beispiel: Wenn Sie eine Teilrechnung für ein Bauprojekt ausstellen, können Sie zunächst nur die bereits abgeschlossenen Arbeiten abrechnen, während zukünftige Arbeiten für die Schlussrechnung aufbewahrt werden.
2. Angebot oder Auftragsbestätigung zu einer (Teil)-Rechnung weiterführen
Haben Sie bereits ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung in Lexware Office erstellt? Dann können Sie dieses einfach in eine Rechnung umwandeln.
Öffnen Sie die Belegliste und wählen Sie das gewünschte Angebot oder die Auftragsbestätigung aus.
Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie „Weiterführen zur Rechnung“.
Lexware Office erstellt automatisch eine Rechnung mit den Positionen aus dem Originalbeleg. Abschlagsrechnungen werden dabei ebenfalls berücksichtigt und in Abzug gebracht.
Jetzt können Sie die Positionsliste so bearbeiten, dass sie exakt dem Teil entspricht, den Sie in Rechnung stellen möchten.
Hinweis: Auch hier gilt, nur bereits bezahlte Abschlagsrechnungen werden abgezogen.
Belegpositionen anlegen, anpassen und optimieren
Belegpositionen Hinzufügen und Anlegen
Sie können Artikel entweder aus der bereits hinterlegten Artikelliste einfügen oder neue Artikel direkt in die Rechnung eingeben und speichern.
Beschreibungen können einfach unter den Positionen ergänzt werden, um weitere Details anzugeben.
Verschieben von Positionen
Belegpositionen lassen sich schnell und präzise verschieben. Markieren Sie die gewünschte Position und nutzen Sie das Sortiersymbol, um sie an die gewünschte Stelle zu bewegen.
Duplizieren von Positionen
Ähnliche Positionen können Sie einfach duplizieren, anpassen und so eine Menge Zeit sparen. Markieren Sie die zu duplizierende Position und klicken Sie auf das Duplizieren-Symbol.
Rabatte anwenden
Sie können individuelle Rabatte für einzelne Positionen vergeben, indem Sie das Rabattsymbol nutzen. Es stehen vordefinierte Rabatte zur Auswahl, oder Sie geben einen individuellen Rabatt ein.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, einen Gesamtrabatt als eigene Position anzulegen. Hierbei können Sie zwischen einem prozentualen oder einem absoluten Rabattbetrag wählen.
Freitext-Positionen
Für spezielle Vermerke oder zusätzliche Informationen können Sie Freitext-Positionen hinzufügen. Diese können manuell erstellt und bei Bedarf als Vorlage gespeichert werden.
Häufige Fragen zu Teilrechungen
Was ist der Unterschied zwischen einer Abschlagsrechnung und einer Teilrechnung?
Eine Abschlagsrechnung dient dazu, Teilzahlungen anzufordern, bevor die gesamte Leistung erbracht wurde. Eine Teilrechnung dagegen fasst bereits abgeschlossene Leistungen in Rechnung.
Kann ich eine Teilrechnung nachträglich bearbeiten?
Ja, in Lexware Office können Sie bereits erstellte Rechnungen bearbeiten – solange diese noch nicht als endgültig gekennzeichnet wurden. Das ist beispielsweise sinnvoll für kleinere, steuerlich nicht relevante Anpassungen wie Korrekturen im Design oder in der Zeichensetzung.
Wichtig: Wurde die Rechnung bereits versendet, empfehlen wir, sie zu stornieren und mithilfe der Funktion „Duplizieren“ neu zu erstellen. So vermeiden Sie mögliche steuerliche Nachteile, die durch eine nachträgliche Bearbeitung entstehen könnten.
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