Eine alternative oder optionale Position in einem Angebot ist ein wertvolles Instrument. Sie erlaubt es, verschiedene Möglichkeiten in Betracht zu ziehen, ohne sich frühzeitig auf eine einzige festzulegen. Durch das Einplanen alternativer Ansätze können Sie gezielter auf die Wünsche von Kund:innen eingehen und die Erfolgschancen Ihres Angebots erhöhen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was diese Positionstypen unterscheidet und wie Sie optionale Positionen und Alternativpositionen zu Ihren Angebot hinzufügen.
Unterschied zwischen optionalen und Alternativpositionen
Optionale Positionen sind zusätzliche Positionen, die der Kunde eigenständig auswählen kann. Sie sind unabhängig von anderen Positionen und werden nur berechnet, wenn der Kunde sie ausdrücklich bestellt.
Alternativpositionen sind Alternativen zu einer Hauptposition. Der Kunde kann nur eine der Alternativen auswählen, und nur diese wird in Rechnung gestellt.
Wie erstelle ich eine optionale Position?
Sie können in Ihrem Angebot optionale Positionen hinzufügen, wenn Sie Ihren Kunden zusätzliche Leistungen oder Produkte zur Auswahl anbieten möchten. Diese optionalen Positionen sind eindeutig gekennzeichnet und werden nicht in die Gesamtsumme des Angebots einberechnet.
Um eine optionale Position in Ihrem Angebot zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
Öffnen Sie ein neues Angebot in Lexware Office.
Klicken Sie auf das Kreissymbol "OPTIONAL" unter den Belegpositionen.
Wählen Sie entweder einen Artikel aus Ihren gespeicherten Artikeln aus oder geben Sie die gewünschte Position manuell ein.
Nun können Sie beliebig viele optionale Positionen hinzufügen, indem Sie noch einmal das Optional-Symbol klicken.
Weiterführung des Angebots mit optionalen Positionen
Bei der Weiterführung eines Angebots mit optionalen Positionen in einen Beleg ,wie Rechnung, Abschlagsrechnung, Lieferschein oder Auftragsbestätigung, werden Sie automatisch gefragt, ob die optionalen Positionen übernommen werden sollen:
Klicken Sie auf die alle Positionen, die Sie in den weiterführenden Beleg übernehmen möchten. Da die Positionen optional sind, können Sie keine, aber z.B. auch alle optionalen Positionen auswählen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Auswahl übernehmen".
Die optionalen Positionen werden als "normale" Position in Ihren Beleg übernommen. Nicht ausgewählte Alternativen werden automatisch aus der Rechnung entfernt.
Alternativposition hinzufügen
Sie können in Ihrem Angebot Alternativpositionen erstellen, wenn Sie Ihren Kunden mehrere Auswahlmöglichkeiten zu einer Position anbieten möchten. Diese Alternativpositionen sind klar als solche gekennzeichnet und fließen nicht in die Gesamtsumme des Angebots ein.
Erstellen Sie ein neues Angebot und fügen Sie die Hauptposition hinzu, zu der Sie Alternativen anbieten möchten.
Klicken Sie auf die Zahl neben der Position. Es öffnet sich auf der linken Seite eine Leiste mit dem Symbol "Alternativposition".
Klicken Sie auf das Symbol "Alternativposition", um eine Alternative hinzuzufügen.
Wählen Sie entweder einen Artikel aus Ihren gespeicherten Artikeln aus oder geben Sie die gewünschte Position manuell ein.
Nun können Sie beliebig viele weitere Alternativpositionen hinzufügen, indem Sie noch einmal das Alternativpositionen-Symbol klicken.
Weiterführung des Angebots mit Alternativpositionen
Bei der Weiterführung eines Angebots mit Alternativpositionen in einen Beleg ,wie Rechnung, Abschlagsrechnung, Lieferschein oder Auftragsbestätigung, werden Sie automatisch gefragt, ob die optionalen Positionen übernommen werden sollen:
Klicken Sie auf die alle Positionen, die Sie in den weiterführenden Beleg übernehmen möchten. Sie müssen sich für eine Position entscheiden.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Auswahl übernehmen".
Die alternativen Positionen werden als "normale" Position in Ihren Beleg übernommen. Nicht ausgewählte Alternativen werden automatisch aus der Rechnung entfernt.
Stichworte: Optionalposition, Eventualposition, Bedarfsposition