Wenn Sie im laufenden Kalenderjahr zu Lexware Office Lohn & Gehalt wechseln, ist es notwendig, die Vortragswerte Ihrer Mitarbeiter:innen vor der Dezember-Abrechnung zu erfassen. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie bereits seit Januar des laufenden Jahres oder länger mit Lexware Office Lohn & Gehalt arbeiten, müssen Sie keine Vortragswerte eintragen.
1. Warum müssen Vortragswerte erfasst werden?
Vortragswerte sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Lohnsteuerbescheinigung und die Jahresmeldung zur Berufsgenossenschaft (UV-Jahresmeldung) alle relevanten Daten des gesamten Kalenderjahres enthalten.
Da pro Jahr und Mitarbeiter:in nur eine Lohnsteuerbescheinigung und eine UV-Jahresmeldung erstellt werden darf, müssen die Werte aus der Zeit vor Ihrem Wechsel zu Lexware Office manuell übertragen werden.
2. Bis wann müssen die Vortragswerte eingetragen sein?
Die Vortragswerte müssen spätestens vor der Abrechnung für Dezember des aktuellen Jahres eingetragen werden. Am besten erledigen Sie dies direkt bei der Anlage Ihrer Mitarbeiter:innen.
Achtung: Wenn Sie die Dezember-Abrechnung bereits abgeschlossen haben, ist eine rückwirkende Korrektur in Lexware Office nicht mehr möglich. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall unseren Kunden-Support für weitere Unterstützung.
3. Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung hinterlegen
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung aller steuerpflichtig beschäftigten Mitarbeiter:innen korrekt hinterlegen.
So gehen Sie vor:
Lohnkonten vorbereiten: Halten Sie die Lohnkonten des aktuellen Jahres aus Ihrem vorherigen Abrechnungssystem (z. B. von Ihrem Steuerberater oder aus einer anderen Software) bereit.
Übersicht aufrufen: Verschaffen Sie sich unter Mitarbeiter > Vortragsübersicht einen Überblick, für welche Mitarbeiter:innen Vorträge benötigt werden.
Werte übertragen: Gehen Sie die Liste der Mitarbeiter:innen durch und übertragen Sie die Werte aus den alten Lohnkonten in die entsprechenden Felder in Lexware Office.
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Feldern und wo Sie diese in den Lohnkonten von DATEV, Sage oder Lexware Lohn & Gehalt finden, entnehmen Sie unserem Wissensartikel: Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung
Erklärvideo: Eintragung der Vortragswerte
4. Vortragswerte für die UV-Jahresmeldung hinterlegen
Hier erfahren Sie, wie Sie die Vortragswerte für die Jahresmeldung zur Berufsgenossenschaft (UV-Jahresmeldung) für alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten eintragen.
So gehen Sie vor:
Berufsgenossenschaft eintragen: Falls noch nicht geschehen, tragen Sie Ihre Mitgliedsdaten bei der Berufsgenossenschaft ein. Warten Sie auf die Bestätigung durch Lexware Office. Sie finden die Einstellungen über das Zahnrad-Symbol oben rechts unter Berufsgenossenschaften.
Gefahrtarife zuordnen: Ordnen Sie allen betreffenden Mitarbeiter:innen die korrekten Gefahrtarife zu.
UV-Brutto eintragen: Ergänzen Sie für jede:n Mitarbeiter:in und jeden zugeordneten Gefahrtarif das unfallversicherungspflichtige Brutto aus der Zeit vor Lexware Office im Feld „UV-Brutto Vortrag“.
Beispiel bei mehreren Gefahrtarifen: Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mehreren Gefahrtarifen zugeordnet ist, teilen Sie das UV-Brutto entsprechend der prozentualen Verteilung auf.
Weitere Details zur Erfassung der Vortragswerte für die Unfallversicherung finden Sie in diesem Artikel: Wie erfasse ich die Vortragswerte für die UV-Jahresmeldung?
Erklärvideo: Eintragung der Vortragswerte (UV Jahresgehalt)
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie die Vortragswerte für die Jahresmeldung zur Berufsgenossenschaft aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten hinterlegen.