Rechnungsnummern in der neuen Abrechnungsperiode
Zum Jahreswechsel stellt sich auch die Frage, wie Sie mit Ihren Rechnungsnummern in der neuen Abrechnungsperiode umgehen. Oft sind die Nummernkreise so konfiguriert, dass das aktuelle Jahr abgebildet ist. Außerdem fängt der Nummernkreis in vielen Fällen im neuen Jahr mit "0001" als nächster Wert an.
In Lexware Office erfolgt das Zurücksetzen des Nummernkreises nicht automatisch, sondern wird von Ihnen individuell konfiguriert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Nummernkreise für das neue Jahr einfach und korrekt anpassen.
Warum müssen Rechnungsnummern fortlaufend und einmalig sein?
Eine der wichtigsten Vorgaben für Rechnungsnummern ist, dass jede Nummer eindeutig und fortlaufend vergeben wird. Das bedeutet, Sie dürfen keine Rechnungsnummer doppelt verwenden – auch nicht über den Jahreswechsel hinaus. Eine lückenlose und nachvollziehbare Nummerierung ist entscheidend für eine ordnungsgemäße Buchführung.
💡 Gut zu wissen: Bei Belegen, die Sie von Lieferanten erhalten, sind die Nummernkreise oft nicht lückenlos und unterscheiden sich von Lieferant zu Lieferant. Verwenden Sie für Ihre Buchhaltung immer die Belegnummer, die auf dem jeweiligen Lieferantenbeleg angegeben ist.
Muss die Jahreszahl in der Rechnungsnummer enthalten sein?
Nein, es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, die Jahreszahl in der Rechnungsnummer anzugeben. Sie können problemlos eine fortlaufende Nummerierung ohne Jahresbezug über den Jahreswechsel hinaus weiterführen.
Die Integration der Jahreszahl kann jedoch aus organisatorischen Gründen sinnvoll sein. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie Rechnungen über mehrere Jahre verwalten und diese auf einen Blick voneinander abgrenzen möchten.
Wie kann ich die Struktur der Rechnungsnummer festlegen?
Die Struktur Ihrer Rechnungsnummer kann in Lexware Office aus bis zu drei Gruppen bestehen, um sie klar und informativ zu gestalten:
Kürzel: Legen Sie ein eigenes Kürzel mit bis zu zwei Zeichen für die Belegart fest (z. B. „RE“ für Rechnungen). So unterscheiden Sie Rechnungen klar von Angeboten oder Gutschriften.
Freifeld: Hier können Sie bis zu neun alphanumerische Zeichen, Striche und Punkte verwenden, um die Nummer weiter zu individualisieren.
Nächster Wert: In diesem Feld legen Sie die fortlaufende Nummer fest. Der Zähler kann bis zu 19 Zeichen lang sein.
Beachten Sie: Die von Ihnen festgelegte Mindestlänge der Nummer bezieht sich auf die Zählnummer. Wenn Sie beispielsweise eine Mindestlänge von fünf Stellen festlegen und die Zählnummer „100“ lautet, wird daraus die Rechnungsnummer „00100“.
Wie stelle ich meinen Nummernkreis in Lexware Office ein?
Wenn Sie die Rechnungsnummern jährlich zurücksetzen oder die Jahreszahl in die Nummerierung integrieren möchten, passen Sie dies einfach in den Einstellungen von Lexware Office an.
So geht's:
Wechseln Sie in die Einstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts).
Wählen Sie den Bereich Nummernkreise.
Hier können Sie den Startwert und die Struktur Ihrer Rechnungsnummern festlegen.
Wie kann ich das Jahr oder den Monat in die Rechnungsnummer integrieren?
Sie können das Jahr oder den Monat automatisch in Ihre Rechnungsnummer einfügen lassen, indem Sie Platzhalter im Freifeld verwenden.
{JJ} für das zweistellige Jahr (z. B. 26)
{JJJJ} für das vierstellige Jahr (z. B. 2026)
{MM} für den zweistelligen Monat (z. B. 01 für Januar)
Ein Beispiel für das Format „Rech-2026-0001“:
Kürzel: Rech-
Freifeld: {JJJJ}-
Nächster Wert: 0001
Wie setze ich die Rechnungsnummern zum Jahreswechsel zurück?
Möchten Sie zum Jahreswechsel wieder mit der Nummer „1“ starten, gehen Sie wie folgt vor:
Navigieren Sie zu Einstellungen > Nummernkreise.
Geben Sie im Feld Nächster Wert die Startnummer ein (z. B. „1“).
Klicken Sie auf Speichern.
Eine detaillierte Anleitung finden Sie auch in unserem Wissensartikel:
📖 Rechnungsnummer, Angebotsnummern etc. (Nummernkreise) festlegen
Wie finde ich fehlende Rechnungsnummern in Lexware Office?
Um fehlende Nummern zu identifizieren, filtern Sie in der Belegliste nach dem Belegtyp „Rechnung“ und sortieren Sie die Liste nach der Belegnummer. So erkennen Sie Lücken in der fortlaufenden Nummerierung.
Wenn Sie eine Rechnung suchen und diese in der Belegliste nicht finden, prüfen Sie die Protokollierung.
Gehen Sie über die Einstellungen (Zahnrad oben rechts) zur Protokollierung.
Hier wird dokumentiert, ob Rechnungen gelöscht und Nummern eventuell neu vergeben wurden.
👉 Wichtiger Hinweis: Wir empfehlen, Rechnungen nicht zu löschen, sondern zu stornieren. Dadurch bleibt der Nummernkreis nachvollziehbar und lückenlos. Gelöschte Ausgangsrechnungen können nicht wiederhergestellt werden
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Fehlender Beleg / Rechnung gelöscht