Rechnungsnummern spielen eine zentrale Rolle in der Buchhaltung und im rechtssicheren Geschäftsverkehr. Damit eine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss ihre Rechnungsnummer einmalig und fortlaufend vergeben werden. So wird sichergestellt, dass keine Rechnung doppelt vorhanden ist oder "fehlt", was insbesondere bei Steuerprüfungen relevant ist.
Die Vergabe erfolgt automatisch über die sogenannten Nummernkreise, die Sie individuell an Ihre Anforderungen anpassen können – beispielsweise durch die Verwendung von Platzhaltern für Jahr, Monat oder Dokumententyp.
Nummernkreis einstellen und anpassen
Möchten Sie die Rechnungsnummern jährlich zurückzusetzen oder das Jahr in die Nummerierung aufnehmen? Passen Sie dies ganz einfach in den Einstellungen in Lexware Office an. Sie können unter "Nummernkreise" den Startwert und die Struktur der Rechnungsnummern festlegen.
So geht’s:
Wechseln Sie in die Einstellungen (Zahnrad oben rechts), Bereich > Nummernkreise.
Wenn Sie das Jahr oder den Monat in die Rechnungsnummer einbauen möchten, können Sie dies über das Freifeld tun. Hier sind bis zu neun alphanumerische Zeichen sowie Striche und Punkte möglich. Die Platzhalter
{JJ}und{JJJJ}sorgen dafür, dass das Jahr automatisch eingefügt wird. Mit{MM}können Sie auch den Monat in der Nummer vermerken.
Ein Beispiel:
Rechnungsnummer im Format
RE-2025-0001könnte so aussehen.Dabei steht „2025“ für das Jahr und „0001“ für die fortlaufende Nummer.
Vorgaben für die Nummernstruktur
Die Rechnungsnummer kann aus bis zu drei Gruppen bestehen:
Kürzel: Sie können ein eigenes Kürzel für die Belegart festlegen. Dies hilft, Rechnungen von Angeboten oder Gutschriften zu unterscheiden. Es sind bis zu zwei Zeichen erlaubt.
Freifeld: Bis zu neun Zeichen sind hier möglich, die Sie nach Belieben gestalten können. Mithilfe von Platzhaltern können Sie das Jahr oder den Monat in der Nummer abbilden.
Nächster Wert: Hier legen Sie die fortlaufende Nummer fest. Die Zählung kann bis zu 19 Zeichen umfassen.
Die Vorschau der nächsten Belegnummer finden Sie auf der rechten Seite des jeweiligen Belegtyps.
Beachten Sie, dass die Mindestlänge der Nummer für die Zählnummern berücksichtigt wird. Zum Beispiel wird bei einer Mindestlänge von fünf Stellen und einer dreistelligen Zählnummer aus der Zahl "100" die tatsächliche Rechnungsnummer "00100".
Rechnungsnummern zurücksetzen
So geht's:
Gehen Sie in die Einstellungen (Zahnrad oben rechts), Bereich > Nummernkreise.
Geben Sie im Feld "Nächster Wert" die gewünschte Nummer ein.
Klicken Sie auf "Speichern".
Die festgelegte Nummer wird bei der nächsten Belegerstellung verwendet. Anschließend erfolgt die Vergabe der Belegnummern fortlaufend, wobei bereits vergebene Nummern übersprungen werden.
Flexibilität bei der Nummerierung
Sie sind nicht verpflichtet, jedes Jahr eine neue Rechnungsnummer mit der Jahreszahl zu beginnen, aber Sie haben die Möglichkeit, dies zu tun, wenn es für Sie sinnvoll ist. Wichtig ist vor allem, dass die Rechnungsnummern immer fortlaufend und eindeutig sind, um eine ordnungsgemäße Buchführung und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Fehlende Rechnungsnummern in Lexware Office identifizieren
Fehlende Nummern können Sie erkennen, indem Sie die Belegliste nach den Belegtyp Rechnung filtern und nach Belegnummer sortieren.
Suchen Sie nach einer Rechnung und werden in der Belegliste nicht fündig? Gehen Sie über die "Einstellungen" (Zahnrad oben rechts in der Leiste) zur "Protokollierung". Hier wird das Löschen von Rechnungen und ggf. auch die Neuvergabe der gleichen Rechnungsnummer dokumentiert.
👉 Wir empfehlen, Rechnungen nicht zu löschen, sondern zu stornieren. Dann bleibt der Nummernkreis nachvollziehbar.
Ausgangsrechnungen können nach einer Löschung nicht wiederhergestellt werden.
Weitere Informationen zu fehlenden oder gelöschten Rechnungen finden Sie in unserem Wissensartikel Fehlender Beleg / Rechnung gelöscht.