Der Jahreswechsel (nach der Dezember- und vor der Januar-Abrechnung) ist der ideale Zeitpunkt, um die Erstattungs- und Umlagesätze deiner Krankenkassen zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Dieser Artikel führt dich durch den Prozess und erklärt, was du dabei beachten musst.
Was ist ein Erstattungs- bzw. Umlagesatz?
Der Erstattungs- oder Umlagesatz ist Teil der Arbeitgeberversicherung (Umlage U1). Dieses System soll Kleinunternehmen finanziell entlasten, wenn Mitarbeitende wegen Arbeitsunfähigkeit ausfallen und eine Entgeltfortzahlung erhalten.
Zweck: Die Versicherung erstattet dir auf Antrag einen Teil (bis zu 80 %) der fortgezahlten Entgelte.
Wahltarife: Viele Krankenkassen bieten neben dem Standard-Erstattungssatz auch ermäßigte oder erhöhte Sätze an. Diese ermöglichen es Ihnen, Ihren Versicherungsschutz individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.
Welchen Erstattungssatz soll ich wählen?
Die Wahl des richtigen Erstattungssatzes hängt von deiner individuellen Situation ab, insbesondere von der Häufigkeit der Krankmeldungen in deinem Unternehmen.
Bei häufigen Ausfällen: Ein höherer Satz bedeutet zwar höhere Beiträge, aber auch eine höhere Erstattung im Krankheitsfall.
Bei seltenen Ausfällen: Ein niedrigerer Satz führt zu geringeren Beiträgen.
Für eine verbindliche Empfehlung, welcher Satz für dich der richtige ist, lass dich bitte direkt von deiner Steuerberatung oder der jeweiligen Krankenkasse beraten.
Wie ändere ich den Erstattungs- bzw. Umlagesatz bei einer Krankenkasse?
Du kannst den Erstattungs- und Umlagesatz direkt in Lexware Office anpassen. Bevor du die Änderung vornimmst, musst du eine entsprechende Vereinbarung mit deiner Krankenkasse für das laufende Jahr treffen. Der beste Zeitpunkt für die Anpassung ist der Abrechnungsmonat Januar, also bevor du die Januarabrechnung endgültig abschließt.
Nimmst du die Änderung erst nach der Januarabrechnung vor, werden die Werte dennoch rückwirkend ab Januar angepasst.
So passt du den Satz in Lexware Office Lohn & Gehalt an:
Krankenkassen aufrufen: Öffne die Übersicht aller Krankenkassen. Klicke dazu im Bereich Lohn im schwarzen Menüband oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen) und wähle "Krankenkassen".
Krankenkasse auswählen: In der Liste siehst du alle Krankenkassen mit dem aktuell eingestellten Erstattungs- bzw. Umlagesatz. Wähle die gewünschte Krankenkasse aus, indem du auf den Pfeil am Ende der Zeile klickst.
Einstellung öffnen: Auf der Detailseite der Krankenkasse klicke auf den Eintrag unter "Erstattungs-/Umlagesatz".
Satz auswählen und speichern: Wähle nun den vereinbarten Satz aus der Liste aus und klicke auf "Speichern", um die Änderung zu übernehmen.
Was passiert bei einer Änderung des Satzes?
Änderungen des Erstattungs- bzw. Umlagesatzes vor der Dezemberabrechnung wirken sich rückwirkend auf das gesamte Beitragsjahr aus und können, sobald du den Dezember abgerechnet hast, nicht mehr korrigiert werden.
Beachte die folgenden Konsequenzen:
Korrekturabrechnungen: Die Änderung kann zu Korrekturabrechnungen für alle betroffenen Monate und Mitarbeitenden führen.
Stornierung von Anträgen: Alle bereits für diese Krankenkasse im laufenden Jahr gestellten U1-Erstattungsanträge (AAG-Anträge) werden automatisch storniert und korrigiert neu gesendet.
Beitragsdifferenz: Eine eventuelle Beitragsdifferenz wird mit der nächsten Lohnabrechnung in der Restbeitragsschuld vorgemerkt und mit dem darauffolgenden Beitragsnachweis verrechnet.
Welcher Erstattungssatz korrekt ist, hängt vom individuellen Fall ab (z.B. Häufigkeit von Krankmeldungen). Sollte dir der korrekte Wert nicht vorliegen, empfehlen wir, dass du dich direkt von deiner Steuerberatung oder der jeweiligen Krankenkasse dazu beraten lässt.
Weitere Informationen zu Erstattungs- und Umlagesätzen
Ausführliche Informationen sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wo du die Wahltarife prüfen und anpassen kannst, findest du in folgendem Wissensartikel Erstattungssatz / Umlagesatz bei einer Krankenkasse ändern.