Was ist die Arbeitszeiterfassung und warum ist sie wichtig?
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert die vereinbarten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen. Diese Information ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für korrekte Lohnabrechnungen, Urlaubsansprüche und Sozialversicherungsbeiträge.
Beispiel: Ein:e Mitarbeiter:in arbeitet 30 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag. Diese Information muss schriftlich festgehalten und in Lexware Office erfasst werden.
Gesetzliche Verpflichtungen für Arbeitgeber
Nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG (Nachweisgesetz) müssen Sie als Arbeitgeber die vereinbarte Arbeitszeit schriftlich festhalten und Ihren Mitarbeiter:innen aushändigen.
Wichtig: Diese Pflicht gilt auch für Minijobber:innen (siehe Broschüre „Arbeitsrecht für Minijobber" der Minijob-Zentrale).
Was passiert bei fehlender Arbeitszeitvereinbarung?
Bei einer Betriebsprüfung setzt der Prüfer automatisch 20 Wochenstunden an (§ 12 Abs. 1 TzBfG - Teilzeit- und Befristungsgesetz), wenn keine Arbeitszeit vereinbart wurde.
Folge: Dies kann zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen.
Welche Angaben zur Arbeitszeit werden benötigt?
Um die Arbeitszeit korrekt zu erfassen, benötigen Sie folgende Informationen:
Wöchentliche Arbeitszeit in Stunden: Die Gesamtzahl der Stunden pro Woche
Verteilung auf Arbeitstage: An welchen Wochentagen wird gearbeitet und wie viele Stunden pro Tag
Feiertage als Arbeitstage: Ob Feiertage übliche Arbeitstage sind oder nicht
Hinweis: Die tatsächliche Arbeitszeit darf in einem gewissen Rahmen von der vereinbarten Arbeitszeit abweichen. In der Abrechnung haben Sie immer die Möglichkeit, die tatsächlich geleisteten Stunden zu erfassen.
Was Lexware Office automatisch für Sie erledigt
Lexware Office nutzt die erfassten Arbeitszeiten, um folgende Aufgaben automatisch zu erledigen:
Automatische Berechnungen und Anträge
Erstattungsanträge bei Krankheit: Abgabe bei der Krankenkasse, mit der sich Arbeitgeber bis zu 80 % des fortgezahlten Entgelts zurückholen können
Entgeltfortzahlung: Berechnung der Lohnfortzahlung für Mitarbeiter:innen bei Krankheit, Urlaub oder an Feiertagen
Mindestlohnprüfung: Automatische Prüfung des gesetzlichen Mindestlohns
Wöchentliche Arbeitszeit erfassen
Was ist die wöchentliche Arbeitszeit?
Die wöchentliche Arbeitszeit ist die Anzahl der Stunden, die Sie mit dem:der Mitarbeiter:in im Arbeitsvertrag vereinbart haben.
Bei unregelmäßigen Arbeitszeiten: Wenn keine feste Vereinbarung möglich ist, können Sie einen Durchschnittswert erfassen.
Ermittlung der wöchentlichen Arbeitszeit für bestehende Mitarbeiter:innen
Für Mitarbeiter:innen, die bereits länger bei Ihnen beschäftigt sind, berechnen Sie die durchschnittliche Arbeitszeit wie folgt:
Schritt 1: Durchschnittliche Arbeitsstunden berechnen
Addieren Sie die Arbeitsstunden der letzten 3 Monate
Teilen Sie die Summe durch 3 (= Durchschnitt pro Monat)
Wichtig: Monate ohne Entgelt werden nicht berücksichtigt. Bei weniger als 3 Monaten Beschäftigung können Sie die Berechnung mit den vorhandenen Monaten durchführen.
Schritt 2: Wochenarbeitszeit berechnen
Teilen Sie den Monatsdurchschnitt durch 4,35 (durchschnittliche Anzahl Wochen pro Monat).
Warum 4,35? Ein Jahr hat 52 Wochen, verteilt auf 12 Monate: 52 ÷ 12 = 4,33 (gerundet 4,35 unter Berücksichtigung von Schaltjahren).
Schritt 3: In Lexware Office eintragen
Tragen Sie die berechnete Wochenarbeitszeit in das Feld „Wöchentliche Arbeitszeit" ein.
Beispielrechnung für bestehende Mitarbeiter:innen
Ausgangssituation:
Januar: 40 Stunden
Februar: 50 Stunden
März: 60 Stunden
Berechnung:
Schritt 1: Gesamtstunden addieren
40 h + 50 h + 60 h = 150 h
Schritt 2: Durchschnitt pro Monat
150 h ÷ 3 = 50 h
Schritt 3: Durchschnitt pro Woche
50 h ÷ 4,35 = 11,50 h
Ergebnis: Sie erfassen 11,50 Wochenstunden in Lexware Office.
Arbeitszeit für neu eingestellte Mitarbeiter:innen schätzen
Wenn Sie die genaue Arbeitszeit noch nicht kennen, gehen Sie wie folgt vor:
Vorgehen bei neuen Mitarbeiter:innen
Schätzen Sie auf Basis Ihrer Erfahrungen: Nutzen Sie Erfahrungswerte aus Ihrem Unternehmen
Vergleichen Sie mit ähnlichen Positionen: Orientieren Sie sich an Mitarbeiter:innen in vergleichbaren Rollen
Aktualisieren Sie bei Bedarf: Passen Sie die Angaben in Lexware Office an, sobald genauere Werte vorliegen
Beispiel:
Ein neuer Mitarbeiter soll etwa so viele Stunden arbeiten wie ein bestehender Mitarbeiter in derselben Position.
Schätzung: 35 Stunden pro Woche (basierend auf Vergleichswerten)
Eintragung: 35 Stunden in Lexware Office
Anpassung nach einem Monat: Tatsächliche Arbeitszeit beträgt 38 Stunden → Wochenarbeitszeit aktualisieren
Arbeitstage und deren Verteilung erfassen
Lexware Office bietet zwei Optionen für die Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit:
Option 1: Der:Die Mitarbeiter:in arbeitet in der Regel wie folgt (empfohlen)
Wann nutzen?
Mitarbeiter:innen haben fest geregelte Arbeitszeiten
Sie möchten Durchschnittswerte für einzelne Wochentage hinterlegen
Vorteile:
Genauere Berechnung von Urlaubsanspruch und Entgeltfortzahlung
Bessere Planung und Übersicht
Korrekte Berücksichtigung bei Krankheit und Feiertagen
Option 2: Es wurden keine Arbeitstage vereinbart
Wann nutzen?
Nur für Mitarbeiter:innen mit stark unregelmäßigen Arbeitstagen
Keine festen Arbeitstage im Arbeitsvertrag vereinbart
Wichtig: Bei dieser Option verteilt Lexware Office die wöchentliche Arbeitszeit gleichmäßig auf alle Arbeitstage der Firma für die Berechnung von:
Urlaubsanspruch
Entgeltfortzahlung bei Krankheit
Lohnfortzahlung bei Urlaub
Entgelt an Feiertagen
Hinweis: Wenn Sie die Arbeitszeit für neu eingestellte Mitarbeiter:innen noch nicht genau kennen, sollten Sie auf Basis Ihrer Erfahrungen schätzen. Vergleichen Sie mit den Arbeitszeiten ähnlicher Mitarbeiter:innen. Sie können die Angaben jederzeit im Mitarbeiterstamm aktualisieren, sobald genauere Werte vorliegen.
Arbeiten Mitarbeiter:innen an Feiertagen?
Wichtig: Diese Einstellung betrifft nur Mitarbeiter:innen mit Stundenlohn. Für Gehaltsempfänger:innen hat diese Option keine Auswirkung.
Option „Nein, in der Regel nicht" wählen
Wann nutzen?
Feiertage sind normalerweise keine Arbeitstage
Geplante Arbeit fällt wegen des Feiertags aus
Was passiert?
Mitarbeiter:innen erhalten Entgeltfortzahlung für den Feiertag
Lexware Office berechnet dies automatisch
Die Lohnfortzahlung entspricht dem durchschnittlichen Verdienst
Option „Ja" wählen
Wann nutzen?
Feiertage sind normale Arbeitstage (z.B. in der Gastronomie oder im Einzelhandel)
Mitarbeiter:innen arbeiten regulär an Feiertagen
Was passiert?
Keine automatische Entgeltfortzahlung für Feiertage
Mitarbeiter:innen erhalten nur den Stundenlohn für tatsächlich gearbeitete Stunden
Gearbeitete Stunden tragen Sie unter Abrechnung → Schritt 2 „Stunden & Entgelte" ein
Zusatzinformation: Arbeiten Mitarbeiter:innen tatsächlich an einem Feiertag, können Feiertagszuschläge anfallen. Diese erfassen Sie separat in der Abrechnung.
Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Was passiert, wenn die tatsächliche Arbeitszeit von der vereinbarten abweicht?
Was passiert, wenn die tatsächliche Arbeitszeit von der vereinbarten abweicht?
Die vereinbarte Arbeitszeit dient als Grundlage für automatische Berechnungen. Die tatsächlich geleisteten Stunden erfassen Sie in jedem Abrechnungsmonat separat unter Abrechnung → Schritt 2 „Stunden & Entgelte".
Beispiel: Vereinbart sind 20 Stunden pro Woche, tatsächlich gearbeitet wurden 25 Stunden. Sie tragen die 25 Stunden in der Abrechnung ein, die 20 Stunden bleiben als Basis für Berechnungen gespeichert.
Wie erfasse ich Arbeitszeiten für Minijobber mit unregelmäßigen Stunden?
Wie erfasse ich Arbeitszeiten für Minijobber mit unregelmäßigen Stunden?
Berechnen Sie einen Durchschnittswert der letzten 3 Monate (siehe Abschnitt „Ermittlung der wöchentlichen Arbeitszeit für bestehende Mitarbeiter:innen"). Wenn noch keine 3 Monate vorliegen, schätzen Sie basierend auf der geplanten Einsatzhäufigkeit.
Tipp: Nutzen Sie unseren Personalfragebogen bereits bei der Einstellung, um alle relevanten Informationen zu sammeln und spätere Anpassungen zu minimieren.
Muss ich die Arbeitszeit auch für kurzfristige Aushilfen erfassen?
Muss ich die Arbeitszeit auch für kurzfristige Aushilfen erfassen?
Ja, auch für kurzfristige Beschäftigungen müssen Sie die üblichen Arbeitszeiten dokumentieren. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und notwendig für die korrekte Lohnabrechnung.
Wie aktualisiere ich die Arbeitszeit, wenn sich die Stunden ändern?
Wie aktualisiere ich die Arbeitszeit, wenn sich die Stunden ändern?
Sie können die Arbeitszeit jederzeit im Mitarbeiterstamm unter dem Punkt „Arbeitszeit" aktualisieren. Änderungen werden ab dem Zeitpunkt der Speicherung für zukünftige Abrechnungen berücksichtigt.
Wichtig: Bereits abgerechnete Monate werden nicht automatisch angepasst. Bei Fragen zu bereits abgerechneten Zeiträumen kontaktieren Sie bitte unseren Support.
Was bedeutet „übliche Arbeitszeit" bei schwankenden Stunden?
Was bedeutet „übliche Arbeitszeit" bei schwankenden Stunden?
Die übliche Arbeitszeit ist der Durchschnittswert, der sich aus den regelmäßig geleisteten Stunden ergibt. Berechnen Sie diesen wie im Abschnitt „Ermittlung der wöchentlichen Arbeitszeit" beschrieben.
Stichwortsuche: Wochenstunden, Stunden eintragen, Lohnfortzahlung Feiertag,