Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Serienrechnungen in Lexware Office erstellen, konfigurieren und optimal einrichten. Serienrechnungen ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende Rechnungen effizient zu verwalten und Prozesse zu automatisieren.
Anleitung zur Serienrechnungserstellung
1. Belegübersicht öffnen
Navigieren Sie in der Menüleiste zum Bereich „Belege“.
Klicken Sie auf „+ Neuer Beleg“ und wählen Sie die Option „Serienrechnung“ aus.
2. Basisdaten eingeben
Im oberen Bereich der Serienrechnung geben Sie die notwendigen Angaben ein:
Kundeninformationen (z. B. Name, Adresse, Kundennummer).
Belegpositionen, einschließlich der Produkte oder Dienstleistungen, die in Rechnung gestellt werden sollen.
Weitere erforderliche Angaben wie Zahlungsbedingungen.
3. Serienrechnung konfigurieren
Scrollen Sie zum Abschnitt „Serienrechnung konfigurieren“ am unteren Bereich des Formulars. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Datum der ersten Ausführung: Geben Sie an, ab wann der Rechnungszyklus gestartet werden soll.
Wiederholungsintervall (z. B. wöchentlich, monatlich, quartalsweise).
Enddatum (optional, falls die Serienrechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt enden sollen).
Liefer- oder Leistungsdatum/-zeitraum.
4. Layout auswählen
Wählen Sie Ihr gewünschtes Layout für die Serienrechnungen:
Standardmäßig wird das voreingestellte Layout verwendet.
Alternativ nutzen Sie eigene Layouts, die zuvor separat erstellt wurden (das Erstellen neuer Layouts ist innerhalb der Serienvorlage nicht möglich).
5. E-Mail-Einstellungen vornehmen
Empfänger-E-Mail-Adresse eingeben: Dies ermöglicht den automatischen Abschluss und Versand der Serienrechnung.
Passen Sie optional den E-Mail-Text an, um Ihren Kunden personalisierte Nachrichten zu senden.
6. Vorlage speichern
Klicken Sie auf „Vorlage speichern“, um die Serienvorlage zu sichern.
Die Vorlage wird nun in der Belegübersicht unter dem Bereich „Serienvorlagen“ abgelegt.
7. Automatisierung und Rechnungsausgabe
Sobald das Ausführungsdatum erreicht ist, wird die Rechnung automatisch erstellt:
Rechnungen mit aktivem automatischem Versand landen direkt in den Ausgangsbelegen unter „Rechnungen“.
Ohne automatischen Versand wird die Rechnung als Entwurf in Ihren Ausgangsbelegen gespeichert und kann manuell verschickt werden.
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Stichwörter: Serienrechnung, Dauerrechnung, Dauerbeleg, Serienvorlage