Ihr Kunde erhält Ihr Angebot und kann es sofort auf dem Smartphone öffnen, verschiedene Optionen durchspielen und per Klick annehmen. Klingt überzeugend? Genau das ermöglicht Ihnen das neue Kundencenter in Lexware Office.
Mit dem neuen Kundencenter stellen Sie nicht nur Angebote, Rechnungen & Co. per Link bereit. Ihre Kund:innen können außerdem Positionen auswählen, Angebote direkt annehmen und Skontofristen besser einhalten. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und macht den Prozess transparent – am PC und am Smartphone.
Was ist neu im Kundencenter? Ein frischer Look mit starken Funktionen
Das Kundencenter erscheint in einem modernen, neuen Design: Schnell zu verstehen, leicht zu bedienen, auch mobil. Die aufgeräumte Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Ihre Kund:innen sich sofort zurechtfinden.
Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
Transparente Positionsauswahl: Bieten Sie optionale oder alternative Positionen im Angebot an, kann Ihr Kunde diese nun selbst auswählen. Mit einem Klick auf den Button "Zur Positionsauswahl" lassen sich verschiedene Varianten durchspielen und direkt die Auswirkungen auf den Gesamtpreis nachvollziehen.
Skonto auf einen Blick: Skontobeträge und Skontofristen werden bei Rechnungen im Kundencenter jetzt farblich hervorgehoben. So behalten Ihre Kunden alle Vergünstigungen im Blick und verpassen keine Skontofrist – für mehr Transparenz und einen reibungslosen Zahlungsprozess.
Mehrsprachigkeit: Arbeiten Sie mit internationalen Kund:innen? Belege, die Sie auf Englisch erstellen, werden Ihren Kund:innen im Kundencenter ebenfalls komplett auf Englisch präsentiert. Bitte beachten Sie, dass die Artikelbezeichnung und -beschreibung sowie die Zahlungsbedingung auf Englisch angegeben werden müssen.
Ihre Vorteile: Schnellere Annahme, besserer Service
Wenn Sie Ihre Angebote und Rechnungen über das Kundencenter teilen, profitieren Sie von einem beschleunigten Prozess und bieten Ihren Kunden gleichzeitig erstklassigen Service.
Jederzeit und überall verfügbar: Ihr Kunde hat das Angebot stets griffbereit – ob im Büro am PC oder mobil am Smartphone. Er kann es in Ruhe prüfen und direkt annehmen.
Beschleunigte Angebotsannahme: Die intuitive und interaktive Annahme motiviert Ihre Kund:innen zu einer schnelleren Reaktion. Sobald ein Angebot angenommen wird, erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung und können umgehend weiterarbeiten. Zusätzlich wird in Ihrer Belegliste der Status des Angebots automatisch von „offen“ auf „angenommen“ geändert. Das bedeutet: Sie werden unmittelbar über den aktuellen Stand informiert und bekommen Ihr Geld schneller.
Weniger Rückfragen: Durch die Positionsauswahl und transparente Preise entfällt viel Abstimmungsaufwand. Indem Kund:innen selbst optionale oder alternative Positionen auswählen können, werden sie aktiv in den Prozess eingebunden. Das schafft Vertrauen und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Annahme.
Die Vorteile für Ihre Kund:innenn: Einfach, transparent und bequem
Auch für Ihre Kund:innen wird der Ablauf spürbar angenehmer. Die oft als umständlich empfundene Angebotsannahme per Telefon oder E-Mail gehört damit der Vergangenheit an.
Annahme mit wenigen Klicks: Ihre Kunden können Angebote ortsunabhängig und verbindlich annehmen, ohne aufwendige E-Mails verfassen zu müssen.
Volle Transparenz: Es besteht die Möglichkeit, Alternativen und Optionen direkt im Angebot zu vergleichen, Auswirkungen auf den Preis sofort einzusehen und die Auswahl individuell zu treffen.
Alle Dokumente an einem Ort: Neben dem Beleg selbst finden Ihre Kunden im Kundencenter auch alle zugehörigen Anhänge wie AGBs oder Produktinformationen – übersichtlich und jederzeit verfügbar.
So einfach geht’s: In drei Schritten zum geteilten Beleg
Das Kundencenter ist direkt im Programm unter Einstellungen > Kundencenter zu finden. Die Aktivierung und Nutzung des Kundencenter-Links ist unkompliziert und nahtlos in Ihre Arbeitsroutine integriert.
Link aktivieren: Aktivieren Sie den Beleglink direkt im E-Mail-Dialog beim Versand, in der Belegliste oder direkt im Kundencenter.
Link versenden: Kopieren Sie den Link und senden Sie diesen an Ihren Kunden. Versenden Sie die E-Mail direkt aus Lexware Office, ist der Link automatisch enthalten.
Kunde agiert: Ihr Kunde öffnet den Link, kann Angebote einsehen, Positionen auswählen und direkt annehmen oder Rechnungen prüfen. Über jede Aktion werden Sie per E-Mail informiert.
E-Mails, die Sie direkt aus Lexware Office versenden, enthalten einen erkennbaren Hinweis auf das Kundencenter in Form einer Kachel. So wird eine Rechnung wie folgt in Ihren E-Mails angekündigt:
Wichtig: Ihr Beleg als PDF sowie weitere Standardanhänge bleiben unverändert Teil der versendeten E-Mail.
Wichtige Hinweise für den reibungslosen Ablauf
Damit alles rechtssicher und reibungslos abläuft, beachten Sie bitte die Bedingungen zur verbindlichen Angebots-Annahme durch Ihre Kund:innen und der Sichtbarkeit von Anhängen sowie zusätzlichen Kontaktmöglichkeiten.
Bedingungen zur verbindlichen Angebots-Annahme
Damit die Annahme Ihres Angebots durch Ihren Kunden auch rechtlich bindend ist, muss dieser ggf. über sein Widerrufsrecht informiert werden. Laden Sie Ihre AGB, idealerweise inklusive einer Widerrufsbelehrung, direkt im Kundencenter hoch. Sie werden Ihrem Kunden deutlich erkennbar neben dem Beleg angezeigt.
Sichtbarkeit Anhänge im Kundencenter
Wenn der Kundencenter-Link aktiviert ist, werden sowohl Standardanhänge als auch individuell hinzugefügte Dateien für Ihren Kunden zugänglich gemacht.
Wichtiger Hinweis: Anhänge erscheinen im Kundencenter nur dann, wenn beim Versand die Option "nicht zusammenführen" gewählt wurde.
Verfügbarkeit von zusätzlichen Kontaktmöglichkeiten
In der Seitenleiste des Kundencenters stehen für Ihren Kunden direkte Schaltflächen für zusätzliche Kontaktmöglichkeiten (Anrufe oder E-Mails) zur Verfügung, sofern Sie Ihre Kontaktdaten in den Firmeneinstellungen hinterlegt haben. Außerdem kann Ihr Kunde ein Angebot ablehnen. In diesem Fall erhalten Sie ebenfalls sofort eine E-Mail Benachrichtigung und können gezielt nachfassen.