Der Jahreswechsel (nach der Dezember- und vor der Januar-Abrechnung) ist der ideale Zeitpunkt, um die Erstattungs- und Umlagesätze Ihrer Krankenkassen zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess und erklärt, was Sie dabei beachten müssen.
Was ist ein Erstattungs- bzw. Umlagesatz?
Der Erstattungs- oder Umlagesatz ist Teil der Arbeitgeberversicherung (Umlage U1). Dieses System soll Kleinunternehmen finanziell entlasten, wenn Mitarbeitende wegen Arbeitsunfähigkeit ausfallen und eine Entgeltfortzahlung erhalten.
Zweck: Die Versicherung erstattet Ihnen auf Antrag einen Teil (bis zu 80 %) der fortgezahlten Entgelte.
Wahltarife: Viele Krankenkassen bieten neben dem Standard-Erstattungssatz auch ermäßigte oder erhöhte Sätze an. Diese ermöglichen es Ihnen, Ihren Versicherungsschutz individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.
Welchen Erstattungssatz soll ich wählen?
Die Wahl des richtigen Erstattungssatzes hängt von Ihrer individuellen Situation ab, insbesondere von der Häufigkeit der Krankmeldungen in Ihrem Unternehmen.
Bei häufigen Ausfällen: Ein höherer Satz bedeutet zwar höhere Beiträge, aber auch eine höhere Erstattung im Krankheitsfall.
Bei seltenen Ausfällen: Ein niedrigerer Satz führt zu geringeren Beiträgen.
Für eine verbindliche Empfehlung, welcher Satz für Sie der richtige ist, lassen Sie sich bitte direkt von Ihrer Steuerberatung oder der jeweiligen Krankenkasse beraten.
Wie ändere ich den Erstattungs- bzw. Umlagesatz bei einer Krankenkasse?
Sie können den Erstattungs- und Umlagesatz direkt in Lexware Office anpassen. Bevor Sie die Änderung vornehmen, müssen Sie eine entsprechende Vereinbarung mit Ihrer Krankenkasse für das laufende Jahr treffen. Wenn Sie die Angaben eintragen, werden die Werte rückwirkend ab Januar angepasst.
So passen Sie den Satz in Lexware Office Lohn & Gehalt an:
Krankenkassen aufrufen: Öffnen Sie die Übersicht aller Krankenkassen. Klicken Sie dazu im Bereich Lohn im schwarzen Menüband oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen) und wählen Sie "Krankenkassen".
Krankenkasse auswählen: In der Liste sehen Sie alle Krankenkassen mit dem aktuell eingestellten Erstattungs- bzw. Umlagesatz. Wählen Sie die gewünschte Krankenkasse aus, indem Sie auf den Pfeil am Ende der Zeile klicken.
Einstellung öffnen: Auf der Detailseite der Krankenkasse klicken Sie auf den Eintrag unter "Erstattungs-/Umlagesatz".
Satz auswählen und speichern: Wählen Sie nun den vereinbarten Satz aus der Liste aus und klicken Sie auf "Speichern", um die Änderung zu übernehmen.
Was passiert bei einer Änderung des Satzes?
Änderungen des Erstattungs- bzw. Umlagesatzes vor der Dezemberabrechnung wirken sich rückwirkend auf das gesamte Beitragsjahr aus und können, sobald Sie den Dezember abgerechnet haben, nicht mehr korrigiert werden.
Beachten Sie die folgenden Konsequenzen:
Korrekturabrechnungen: Die Änderung kann zu Korrekturabrechnungen für alle betroffenen Monate und Mitarbeitenden führen.
Stornierung von Anträgen: Alle bereits für diese Krankenkasse im laufenden Jahr gestellten U1-Erstattungsanträge (AAG-Anträge) werden automatisch storniert und korrigiert neu gesendet.
Beitragsdifferenz: Eine eventuelle Beitragsdifferenz wird mit der nächsten Lohnabrechnung in der Restbeitragsschuld vorgemerkt und mit dem darauffolgenden Beitragsnachweis verrechnet.
Welcher Erstattungssatz korrekt ist, hängt vom individuellen Fall ab (z.B. Häufigkeit von Krankmeldungen). Sollten Ihnen der korrekte Wert nicht vorliegen, empfehlen wir, dass Sie sich direkt von Ihrer Steuerberatung oder der jeweiligen Krankenkasse dazu beraten lassen.
Weitere Informationen zu Erstattungs- und Umlagesätzen
Ausführliche Informationen sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wo Sie die Wahltarife prüfen und anpassen können, finden Sie in folgendem Wissensartikel Erstattungssatz / Umlagesatz bei einer Krankenkasse ändern.