Zum Jahreswechsel führen die Berufsgenossenschaften die Beitragserhebungen durch. Damit Lexware Office Lohn & Gehalt die dafür erforderliche Jahresmeldung automatisch übermitteln kann, müssen Sie vor der Dezemberabrechnung Ihre BG-Mitgliedschaft eintragen und bestätigen lassen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen
Der elektronische Lohnnachweis, der übermittelt wird, enthält die im laufenden Jahr angefallenen Entgelte Ihrer Mitarbeiter:innen, getrennt nach Gefahrtarifstellen.
Wie Sie die Jahresmeldung vorbereiten
Damit die Jahresmeldung automatisch versendet wird, müssen Sie vor der Dezemberabrechnung die folgenden Schritte ausführen:
Berufsgenossenschaft anmelden: Finden Sie Ihre zuständige Berufsgenossenschaft und melden Sie Ihr Unternehmen an.
Mitgliedschaft in Lexware Office eintragen: Hinterlegen und bestätigen Sie Ihre Mitgliedschaftsdaten in Lohn & Gehalt.
Gefahrtarifstelle zuordnen: Weisen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die korrekten Gefahrtarifstellen zu.
Im Folgenden gehen wir auf jeden Schritt im Detail ein.
1. Ihre Berufsgenossenschaft anmelden
Zuerst müssen Sie herausfinden, welche Berufsgenossenschaft für Ihr Unternehmen zuständig ist, und sich dort anmelden.
Das Anmeldeformular und weitere Hinweise finden Sie auf der Webseite des DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung).
💡 So finden Sie Ihre zuständige Berufsgenossenschaft:
Sollten Sie unsicher sein, welcher Unfallversicherungsträger zuständig ist, rufen Sie die kostenlose Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung an: 0800 60 50 40 4. Dort erhalten Sie Auskunft und werden bei Bedarf direkt weitergeleitet.
2. Ihre Mitgliedschaft in Lexware Office eintragen
Nach der Anmeldung bei Ihrer Berufsgenossenschaft müssen Sie Ihre Mitgliedschaft in Lexware Office Lohn & Gehalt hinterlegen.
Was Sie dafür benötigen:
Halten Sie das Schreiben Ihrer Berufsgenossenschaft bereit, in dem Ihnen Ihre Unternehmensnummer und die PIN mitgeteilt werden. Ohne diese Daten ist eine elektronische Abfrage nicht möglich.
So tragen Sie Ihre Mitgliedschaft ein:
Gehen Sie zum Bereich "Berufsgenossenschaft". Sie finden ihn entweder auf der Übersichtsseite von Lohn & Gehalt oder über das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Menüleiste.
Klicken Sie auf "Berufsgenossenschaft hinzufügen".
Geben Sie die folgenden Daten ein:
Unternehmensnummer
Name der Berufsgenossenschaft
PIN
Klicken Sie auf "Speichern und an Berufsgenossenschaft senden".
Der Status Ihrer Mitgliedschaft wechselt nun zu „Mitgliedschaft wird überprüft“. Während dieser Prüfung kann keine weitere Mitgliedschaft hinzugefügt werden. Lexware Office ruft nun über die Stammdatenabfrage die für Sie geltenden Gefahrtarifstellen ab. Diese bilden die Risikoklassen der Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen ab.
3. Gefahrtarifstelle Ihren Mitarbeiter:innen zuordnen
Sobald die Berufsgenossenschaft Ihre Mitgliedschaft bestätigt hat, müssen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die korrekten Gefahrtarifstellen zuordnen.
Wie die Zuordnung funktioniert:
Die Gefahrtarifstellen werden in der Regel innerhalb von 24 Stunden von der Berufsgenossenschaft bereitgestellt.
Bei einer (1) Gefahrtarifstelle: Lexware Office ordnet diese automatisch allen unfallversicherungspflichtigen Mitarbeiter:innen zu.
Bei zwei (2) oder mehr Gefahrtarifstellen: Sie müssen selbst aktiv werden. Lexware Office fordert Sie über eine Aufgabe auf der Übersichtsseite oder spätestens vor der Lohnabrechnung dazu auf, die Zuordnung vorzunehmen (im Bereich "Abrechnung > Prüfen & Abschließen").
Bei Unsicherheiten zur korrekten Gefahrtarifstelle kontaktieren Sie bitte direkt Ihre Berufsgenossenschaft.
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie die Gefahrtarifstellen Ihren Mitarbeitern zuordnen:
Automatischer Versand der Jahresmeldung
Wenn Sie alle Angaben korrekt eingetragen und zugeordnet haben, erstellt und versendet Lexware Office die Jahresmeldung automatisch mit der Dezember-Lohnabrechnung an die Berufsgenossenschaft.
Das Dokument finden Sie anschließend in Ihren "Arbeitgeberdokumenten" unter "UV-Beitragsabrechnung".
Weitere Informationen zum Einrichten der Berufsgenossenschaften
Sie benötigen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten der Berufsgenossenschaften sowie weitere Hintergrundinformationen? Dann informieren Sie sich in unserem Artikel Wie richte ich die Berufsgenossenschaft ein?