Sobald ein:e Mitarbeiter:in einmal abgerechnet wurde, kann unser Support das Eintrittsdatum nur noch in ganz wenigen Ausnahmefällen korrigieren. In der Regel müssen Sie selbst tätig werden und die entsprechenden Meldungen umständlich über das SV-Meldeportal und ELSTER stornieren (siehe nachfolgende Anleitung). Dies ist für Sie in der Regel mit einem enormen Aufwand verbunden. Vermeiden Sie es daher unbedingt, Mitarbeiter:innen mit einem falschen Eintrittsdatum abzurechnen. Überprüfen Sie immer in der Vorschau, ob alle Mitarbeiter:innen mit den korrekten Daten erfasst wurden, bevor Sie die Abrechnung in Lexware Office freigeben und abschließen.
1. In diesen Fällen kann das Eintrittsdatum vom Support korrigiert werden
Sie haben vergessen eine:n Mitarbeiter:in anzulegen und möchten dies nun rückwirkend machen?
Eine Änderung des Eintrittsdatums in einen vergangenen Monat ist nur möglich, wenn der/die Mitarbeiter:in noch nicht abgerechnet wurde – weder über ein anderes Lohnprogramm noch vom Steuerberater. Unser Support hilft Ihnen bei der rückwirkenden Anlage der Mitarbeiter:innen.
So geht’s in Lexware Office:
Legen Sie das Mitarbeiterprofil der Mitarbeiter:innen im aktuellen Monat komplett an. Übernehmen Sie den vorgeschlagenen Eintrittstermin.
Teilen Sie dem Support den gewünschten Eintrittstermin und den Namen des/der Mitarbeiter:in mit.
Für Mitarbeiter:innen, die nach Stunden bezahlt werden: Tragen Sie die Arbeitsstunden nach. Geben Sie diese dem Support für jeden betroffenen Monat an.
Supportzugriff freigeben, damit die Änderung durchgeführt werden kann.
Hinweis:
Das Eintrittsdatum kann nur innerhalb des bereits abgerechneten Monats geändert werden (z. B. vom 01.01.2024 auf den 15.01.2024).
Eine Verlegung auf einen anderen Tag innerhalb des Eintrittsmonats ist durch den Support möglich. Schreiben Sie in der Nachricht über den Chatbutton "mit dem menschlichen Support sprechen" Wir melden uns dann schnellstmöglich, um Sie zu unterstützen.
2. Wann das Eintrittsdatum nicht mehr korrigiert werden kann und wie Sie dann vorgehen müssen
Wenn ein:e Mitarbeiter:in bereits abgerechnet wurde und das Eintrittsdatum falsch war, kann der Support dies nicht mehr korrigieren.
Das müssen Sie jetzt beachten:
Bereits versendete Meldungen enthalten das falsche Eintrittsdatum.
Diese Meldungen müssen Sie selbst stornieren:
über das SV-Meldeportal (Sozialversicherung, Beitragsnachweise)
über ELSTER (Lohnsteueranmeldung, Lohnsteuerbescheinigung)
Falls Sie Vorgangs-IDs (für Sozialversicherung) oder KmIDs (für das Finanzamt) benötigen, können Sie diese beim Support erfragen.
Neue Meldungen mit korrektem Eintrittsdatum müssen Sie anschließend selbst erneut über die Portale einreichen.
Wichtig:
Alle bereits versendeten und zukünftigen Meldungen (z. B. bei Austritt oder Jahresende) müssen Sie über das SV-Meldeportal und ELSTER korrigiert abgeben.
Beispiel:
Sie tragen für Mitarbeiterin A als Eintrittsdatum den 01.03.2024 ein und rechnen den März ab. Nach der Abrechnung fällt Ihnen auf, dass Sie sich im Datum vertan haben und die Mitarbeiterin bereits am 01.02.2024 eingetreten ist. Eine Korrektur des Eintritts ist nun nicht mehr möglich, auch nicht durch den Support.
In diesem Fall müssen Sie wie folgt vorgehen:
Die Anmeldung zur Sozialversicherung (Meldegrund 10) zum 01.03.2024 müssen Sie über das SV-Meldeportal stornieren. Gleichzeitig müssen Sie eine korrigierte Meldung mit korrektem Eintrittsdatum, also dem 01.02.2024, versenden. Auch der Beitragsnachweis sowie ggf. die Lohnsteueranmeldung müssen korrigiert werden.
Gleiches gilt auch für zukünftige Meldungen bei Austritt oder am Jahresende (zum Beispiel die Lohnsteuerbescheinigung, die Meldung zur Unfallversicherung, Änderungsmeldungen). All diese Meldungen müssen Sie ebenfalls manuell über die Portale stornieren und korrigiert abgeben.
Bei rechtlichen Fragen zur Korrektur von Meldungen sollten Sie sich Hilfe bei Ihrem Steuerbüro oder bei der betroffenen gesetzlichen Krankenkasse holen.