Sie erstellen häufig mehrere Lieferscheine für die gleichen Kund:innen? Mit Lexware Office können Sie diese in eine Sammelrechnung überführen — eine Rechnung, die alle ausgewählten Lieferscheine eines Kunden in einem Dokument zusammenfasst.
ℹ️ Voraussetzung: Die Sammelrechnung aus Lieferscheinen ist ausschließlich in Lexware Office XL verfügbar. Wenn der Button Sammelrechnung erstellen nicht erscheint, prüfen Sie Ihre Version unter Einstellungen → Mein Vertrag.
So erstellen Sie eine Sammelrechnung aus Lieferscheinen
Unter Belege → Ausgangsbelege wählen Sie zunächst alle Lieferscheine aus, die Sie in einer Sammelrechnung zusammenfassen wollen. Klicken Sie dann auf der rechten Seite auf Sammelrechnung erstellen.
💡 Nutzen Sie eine Kombination der Filterfunktionen in der Belegliste, um nur bestimmte Lieferscheine anzuzeigen und so eine schnellere Auswahl zu treffen:
Links den Filter auf Belegtyp Ausgangsbelege → Lieferscheine schalten
Oben das Suchfeld verwenden, um die Liste nach einem Kontakt zu filtern
Anschließend öffnet sich der Rechnungseditor. Als Rechnungsempfänger:in ist der Kontakt der Lieferscheine hinterlegt. Die Belegpositionen einer Sammelrechnung bestehen aus den Inhalten der ausgewählten Lieferscheine. Diese werden pro Lieferschein getrennt dargestellt und mit dessen Nummer und Datum als Freitextposition (d. h. eine manuell eingetragene Zeile ohne Artikelbezug) eingeleitet. Dieser Vorgang gilt nur für Sammelrechnungen.
Wenn notwendig können Sie nun noch weitere Anpassungen vornehmen, wie zum Beispiel die Beschreibungen erweitern oder die Reihenfolge der Positionen anpassen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie die Ausweisung der tatsächlichen Lieferungen nicht verändern. Wenn alles stimmt, schließen Sie die Sammelrechnung ab und versenden Sie sie wie gewohnt über Senden.
⚠️ Negative Mengen sind im Lieferschein nicht möglich: Rücknahmen oder Pfand lassen sich nicht als negative Menge im Lieferschein erfassen. Fügen Sie die negative Position stattdessen direkt in der Sammelrechnung ein — sofern der Gesamtbetrag der Sammelrechnung positiv bleibt.
ℹ️ Sie verwenden Soll-Versteuerung als Besteuerungs-Art, also die Versteuerung nach vereinbarten Entgelten? Dann achten Sie darauf, dass Sie Ihre Lieferscheine stets im Zeitraum Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung in eine Sammelrechnung überführen.
💡 Gut zu wissen: Eine direkte Übersicht für noch nicht abgerechnete Lieferscheine gibt es in Lexware Office nicht. Als Workaround: Öffnen Sie unter Belege → Ausgangsbelege → Lieferscheine einen Lieferschein. In der rechten Seitenleiste sehen Sie, ob bereits ein zugehöriger Beleg (z. B. eine Sammelrechnung) existiert.