Möchtest du deinen Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnungen und weitere Lohndokumente automatisch digital zur Verfügung stellen? Mit den Self Services lädst du sie einmalig ein – alle künftigen Dokumente landen danach automatisch in ihrem persönlichen, passwortgeschützten Bereich. Dieser Artikel richtet sich an dich als Arbeitgeber:in, die oder der den Zugang für Mitarbeitende einrichtet und verwaltet.
Was sind die Lexware Office Self Services?
Die Self Services sind eine Funktion in Lexware Office Lohn & Gehalt, mit der du deinen Mitarbeitenden wichtige Lohndokumente digital bereitstellst. Das passiert automatisch nach jeder Abrechnung, ohne dass du selbst aktiv werden musst.
Welche Dokumente kannst du über die Self Services digital bereitstellen?
Über die Self Services stellst du folgende Dokumente digital zur Verfügung:
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Lohnsteuerbescheinigungen
Sofortmeldungen (die Meldung des Beschäftigungsbeginns an die Sozialversicherung)
Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung (Bestätigungen der An- und Abmeldung bei der Krankenkasse)
Wie funktioniert der Zugriff für deine Mitarbeitenden?
Deine Mitarbeitenden erhalten einen persönlichen, passwortgeschützten Zugang zu den Self Services. Dort sind alle ihre Lohndokumente sicher und jederzeit griffbereit hinterlegt. Sobald du neue Dokumente bereitstellst, werden deine Mitarbeitenden automatisch per E-Mail darüber informiert.
ℹ️ Wichtiger Hinweis: Aktivierst du die Self Services für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, werden auch alle bisher erstellten Lohndokumente rückwirkend im persönlichen Bereich verfügbar gemacht.
Ist die digitale Bereitstellung über die Self Services sicher?
Ja, die Bereitstellung deiner Lohndokumente über die Self Services ist sicher. Alle Dokumente werden nach den strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verschlüsselt und geschützt.
Mitarbeitende zu den Self Services einladen: deine drei Möglichkeiten
Um die Self Services zu nutzen, lädst du deine Mitarbeitenden einmalig ein. Dafür stehen dir drei verschiedene Wege zur Verfügung: über die Mitarbeiterübersicht, über die Dokumentenliste oder über das Mitarbeiterprofil.
Option 1: Einladung über die Mitarbeiterübersicht
Das ist der direkteste Weg, um einzelne Mitarbeitende einzuladen.
Klicke in der oberen Menüleiste auf Mitarbeiter, um zur Mitarbeiterübersicht zu gelangen.
Suche die Person, die du zu den Self Services einladen möchtest. Klicke in der Spalte Self Services auf Einladen.
Ein neues Fenster öffnet sich. Gib die persönliche E-Mail-Adresse der Person ein und wiederhole sie im Feld E-Mail-Adresse wiederholen.
Klicke auf Jetzt einladen, um die Einladung per E-Mail zu versenden.
Option 2: Einladung über die Dokumentenliste
Du kannst die Einladung auch direkt aus der Dokumentenliste versenden.
Navigiere zur Seite Dokumente.
Finde im Bereich Dokumente für Ihre Mitarbeiter neben dem Namen der Person einen grünen Link mit der Beschriftung digital bereitstellen. Klicke auf digital bereitstellen, um den Einladungsprozess zu starten.
Ein neues Fenster öffnet sich. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein und wiederhole sie im Feld E-Mail-Adresse wiederholen.
Klicke auf Jetzt einladen, um die Einladung per E-Mail zu versenden.
Hast du eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter bereits eingeladen, zeigt dir die Dokumentenliste an, dass die entsprechenden Dokumente bereits digital bereitgestellt sind (grau hinterlegt).
Option 3: Einladung über das Mitarbeiterprofil
Die Aktivierung ist auch direkt im Mitarbeiterprofil der jeweiligen Person möglich.
Gehe zur Mitarbeiterübersicht, indem du in der oberen Menüleiste auf Mitarbeiter klickst.
Wähle die Person aus, die du einladen möchtest, um ihr Mitarbeiterprofil zu öffnen.
Scrolle nach unten zum Abschnitt Self Services.
Setze ein Häkchen bei Zu den Self Services einladen.
Trage die E-Mail-Adresse der Person ein und wiederhole sie im Feld E-Mail-Adresse wiederholen.
Klicke unten rechts auf Speichern.
Wichtige Hinweise zur E-Mail-Adresse bei der Einladung
Mit der Einladung zu den Self Services gewährst du Zugriff auf sensible, persönliche Daten. Achte deshalb auf Folgendes:
Korrektheit prüfen: Stelle sicher, dass die eingegebene E-Mail-Adresse absolut korrekt ist.
Keine Sammel-Adressen verwenden: Verwende keine allgemeinen E-Mail-Adressen (zum Beispiel info@beispiel-firma.de), auf die mehrere Personen Zugriff haben könnten. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter braucht eine eigene, persönliche E-Mail-Adresse.
Wie erkennst du den Status der Einladung?
Den aktuellen Status einer Einladung zu den Self Services siehst du an zwei Stellen: in der Mitarbeiterübersicht in der Spalte Self Services, oder im Mitarbeiterprofil im Abschnitt Self Services – dort siehst du zusätzlich die verwendete E-Mail-Adresse. Du siehst dort eine von drei möglichen Anzeigen:
Einladen: Die Person hat aktuell keinen Zugriff auf die Self Services – entweder, weil sie noch nicht eingeladen wurde, oder weil ihr Zugang zuvor wieder entzogen wurde. Über diesen Button startest du die (erneute) Einladung (siehe die drei Möglichkeiten weiter oben).
Eingeladen: Die Einladung wurde erfolgreich versendet, aber von der Person noch nicht angenommen.
Aktiv: Die Person hat die Einladung angenommen, sich registriert und hat jetzt Zugriff auf ihre Dokumente. Künftige Abrechnungen werden automatisch digital bereitgestellt.
Was passiert bei deinen Mitarbeitenden nach der Einladung?
Deine Mitarbeitenden erhalten nach der Einladung zu den Self Services eine E-Mail, deren Absender dein Firmenname in Kombination mit der allgemeinen Lexware-Office-E-Mail-Adresse ist (zum Beispiel „Dein Firmenname – lexoffice@haufe-lexware.net"). Es gibt zwei Szenarien:
Die Person hat noch keinen Lexware-Zugang: Die E-Mail enthält einen Registrierungslink. Darüber legt die Person ein sicheres Passwort für ihren persönlichen Bereich fest.
Die Person hat bereits einen Lexware-Zugang: Verwendest du dieselbe E-Mail-Adresse, die für den bestehenden Lexware-Login genutzt wird, erhält die Person eine Benachrichtigungs-E-Mail und der Zugriff auf die Self Services wird direkt freigeschaltet.
Zugang entziehen oder E-Mail-Adresse korrigieren
Möchtest du den Zugang zu den Self Services entziehen, eine falsch eingegebene E-Mail-Adresse korrigieren oder eine Person erneut einladen? Alle drei Fälle laufen über denselben Weg: Zugang entziehen und anschließend erneut einladen. Die genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du im Artikel Wie entziehe ich den Zugang zu den Self Services wieder?.
Kann eine E-Mail-Adresse für die Self Services in mehreren Firmenkonten verwendet werden?
Nein, eine E-Mail-Adresse kann für die Self Services immer nur in einem Lexware-Office-Account registriert sein. Eine doppelte Verwendung ist nicht möglich.
Tipp für Mitarbeitende mit mehreren Jobs: Einige E-Mail-Anbieter (zum Beispiel Gmail) erlauben Alias-Adressen, die alle in dasselbe Postfach führen – zum Beispiel durch ein Pluszeichen mit Ergänzung (max.mustermann+firmaB@mail.de). Kläre mit dem jeweiligen E-Mail-Anbieter, ob diese Funktion unterstützt wird.
Wie machst du E-Mail-Adressen für einen neuen Lexware-Account wieder nutzbar?
Ziehst du mit deinem Unternehmen in einen neuen Lexware-Account um, kannst du E-Mail-Adressen nicht sofort erneut zu den Self Services einladen, da sie noch mit dem alten Account verknüpft sind. So machst du sie wieder nutzbar:
Logge dich in deinen alten Lexware-Account ein.
Gehe zur Mitarbeiterübersicht und entziehe allen aktiven Mitarbeitenden den Self-Service-Zugang.
Wechsle auch in den Reiter Ehemalige Mitarbeiter und entziehe dort ebenfalls allen Personen den Zugang.
Lade die E-Mail-Adressen anschließend im neuen Account für die Self Services ein.
Kannst du ausgeschiedene Mitarbeitende nachträglich zu den Self Services einladen?
Nein, ausgeschiedene Mitarbeitende haben keinen Zugriff mehr auf die Self Services. Benötigt eine ausgeschiedene Person Dokumente, stellst du sie ihr auf einem anderen Weg zur Verfügung, zum Beispiel als Ausdruck per Post.
Brauchst du weitere Hilfe oder detailliertere Informationen zu den Self Services? Eine Übersicht aller Hilfeartikel rund um die Self Services findest du hier. Speziell für deine Mitarbeitenden gibt es außerdem den Artikel Für Mitarbeitende: Alles Wissenswerte zu Dokumente digital abrufen, der die Self Services aus ihrer Perspektive erklärt.