Was sind die Lexware Office Self Services?
Die Self Services von Lexware Office Lohn & Gehalt sind eine Funktion in Ihrem Lexware-Programm, mit der Sie Ihren Mitarbeiter:innen wichtige Dokumente digital bereitstellen können. Dies geschieht automatisch nach jeder Abrechnung.
Welche Dokumente können digital bereitgestellt werden?
Über die Self Services können Sie folgende Dokumente digital zur Verfügung stellen:
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Lohnsteuerbescheinigungen
Sofortmeldungen
Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung
Wie funktioniert der Zugriff für Mitarbeiter:innen?
Ihre Mitarbeiter:innen erhalten einen persönlichen, passwortgeschützten Zugang. Dort sind alle Lohndokumente sicher und jederzeit griffbereit hinterlegt. Sobald Sie neue Dokumente bereitstellen, wird Ihr Personal automatisch per E-Mail darüber informiert.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Self Services für eine:n Mitarbeiter:in aktivieren, werden auch alle bisher erstellten Lohndokumente rückwirkend in dessen persönlichem Bereich verfügbar gemacht.
Ist die digitale Bereitstellung sicher?
Ja, die Bereitstellung der Lohndokumente ist sicher. Alle Dokumente werden nach den strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verschlüsselt und geschützt.
Schritt-für-Schritt: Mitarbeiter:innen zu den Self Services einladen
Um die Self Services zu nutzen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter:innen einmalig einladen. Hierfür gibt es drei verschiedene Wege.
Option 1: Einladung über die Mitarbeiterübersicht
Dies ist der direkteste Weg, um einzelne Mitarbeiter:innen einzuladen.
Klicken Sie in der oberen schwarzen Menüleiste auf den Punkt "Mitarbeiter", um zur Mitarbeiterübersicht zu gelangen.
Suchen Sie die Person, die Sie einladen möchten. In der Spalte "Self Services" finden Sie den Link "jetzt einladen". Klicken Sie darauf.
Ein neues Fenster öffnet sich. Geben Sie hier die persönliche E-Mail-Adresse der Person ein.
Klicken Sie auf "Jetzt einladen", um die Einladung per E-Mail zu versenden.
Option 2: Einladung über die Dokumentenliste
Sie können die Einladung auch direkt aus der Dokumentenliste versenden.
Navigieren Sie zur Seite "Dokumente".
Im Bereich "Dokumente für Ihre Mitarbeiter" finden Sie neben dem Namen der Person einen grünen Link mit der Beschriftung "digital bereitstellen". Klicken Sie darauf, um den Einladungsprozess zu starten.
Wenn Sie einen Mitarbeiter:in bereits eingeladen haben, dann zeigt Ihnen die Dokumentenliste an, dass die entsprechenden Dokumente bereits digital bereitgestellt sind (grau hinterlegt).
Option 3: Einladung über das Mitarbeiter-Datenblatt
Die Aktivierung ist ebenfalls in den Stammdaten der jeweiligen Person möglich.
Gehen Sie zur Mitarbeiterübersicht, indem Sie auf "Mitarbeiter" in der oberen Menüleiste klicken.
Wählen Sie die Person aus, die Sie einladen möchten, um deren Datenblatt zu öffnen.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Self Services".
Setzen Sie ein Häkchen bei "Zu den Self Services einladen".
Tragen Sie die E-Mail-Adresse der Person in das dafür vorgesehene Feld ein.
Klicken Sie unten rechts auf "Speichern".
Wichtige Hinweise zur E-Mail-Adresse
Mit der Einladung gewähren Sie Zugriff auf sensible, persönliche Daten. Beachten Sie daher bitte Folgendes:
Korrektheit prüfen: Stellen Sie sicher, dass die eingegebene E-Mail-Adresse absolut korrekt ist.
Keine Sammel-Adressen: Verwenden Sie keine allgemeinen E-Mail-Adressen (z.B. info@beispiel-firma.de), auf die mehrere Personen Zugriff haben könnten. Jede:r Mitarbeiter:in benötigt eine eigene, persönliche E-Mail-Adresse.
Nach der Einladung: Status verfolgen und nächste Schritte
Wie sehe ich den Status der Einladung?
Den aktuellen Status der Einladung können Sie an zwei Stellen einsehen:
In der Mitarbeiterübersicht: In der Spalte "Self Services" wird der Status angezeigt.
Im Mitarbeiter-Datenblatt: Im Abschnitt "Self Services" sehen Sie den Status und die verwendete E-Mail-Adresse.
Es gibt zwei mögliche Statusanzeigen:
Eingeladen: Sie haben die Einladung erfolgreich versendet. Die Person hat diese aber noch nicht angenommen.
Aktiv: Die Person hat die Einladung angenommen, sich registriert und hat nun Zugriff auf ihre Dokumente. Zukünftige Abrechnungen werden automatisch digital bereitgestellt.
Was passiert bei meinen Mitarbeiter:innen nach der Einladung?
Ihre Mitarbeiter:innen erhalten eine E-Mail, deren Absender Ihr Firmenname in Kombination mit der allgemeinen Lexware Office E-Mail-Adresse ist (z.B. Ihr Firmenname - lexoffice@haufe-lexware.net).
Es gibt zwei Szenarien:
Person hat noch keinen Lexware-Zugang: Die E-Mail enthält einen Registrierungslink. Darüber kann die Person ein sicheres Passwort für ihren persönlichen Bereich festlegen.
Person hat bereits einen Lexware-Zugang: Wenn Sie die gleiche E-Mail-Adresse verwenden, die bereits für einen bestehenden Lexware-Login genutzt wird, erhält die Person eine Benachrichtigungs-E-Mail und der Zugriff auf die Self Services wird direkt freigeschaltet.
Und so sehen die Einladungsmails aus:
Wie kann ich die E-Mail-Adresse für die Self Services ändern?
Wenn Sie eine E-Mail-Adresse ändern müssen, zum Beispiel weil sie falsch eingegeben wurde, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1: Zugang entziehen:
Öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht.
Klicken Sie bei der betreffenden Person auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) auf der rechten Seite.
Wählen Sie die Option „Self Service entziehen“.
Schritt 2: Erneut einladen:
Laden Sie die Person anschließend sofort wieder mit der korrekten E-Mail-Adresse ein, indem Sie eine der oben beschriebenen Methoden verwenden.
Wie kann ich den Zugang zu den Self Services wieder entziehen?
Sie können den Zugang jederzeit widerrufen. Dies ist besonders wichtig, wenn eine Person das Unternehmen verlässt.
Öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht.
Klicken Sie bei der entsprechenden Person auf das Drei-Punkte-Menü (⋮).
Wählen Sie „Self Service entziehen“.
Wie lade ich eine:n Mitarbeiter:in erneut zu den Self Services ein?
Um eine Person erneut einzuladen, müssen Sie zuerst den bestehenden Zugang entziehen und sie dann neu einladen.
Gehen Sie in die Mitarbeiterübersicht.
Entziehen Sie den Zugang wie oben beschrieben über das Drei-Punkte-Menü (⋮).
Laden Sie die Person direkt im Anschluss erneut ein.
Kann eine E-Mail-Adresse für Self Services in mehreren Firmenkonten verwendet werden?
Nein, eine E-Mail-Adresse kann immer nur in einem Lexware Office Account für die Self Services registriert sein. Eine doppelte Verwendung ist nicht möglich.
Tipp für Mitarbeiter:innen mit mehreren Jobs:
Einige E-Mail-Anbieter (z.B. Gmail) erlauben die Erstellung von Alias-Adressen, die alle in dasselbe Postfach führen. Man kann beispielsweise die eigentliche Adresse mit einem Pluszeichen und einer beliebigen Ergänzung erweitern (z.B. "max.mustermann**+firmaB**@mail.de"). Bitte klären Sie mit Ihrem E-Mail-Provider, ob diese Funktion unterstützt wird.
Wie mache ich E-Mail-Adressen für einen neuen Lexware Account wieder nutzbar?
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen in einen neuen Lexware Account umziehen, können E-Mail-Adressen nicht sofort neu eingeladen werden, da sie noch mit dem alten Account verknüpft sind.
Schritt 1: Zugang im alten Account entziehen:
Loggen Sie sich in Ihren alten Lexware Account ein.
Gehen Sie zur Mitarbeiterübersicht und entziehen Sie allen aktiven Mitarbeiter:innen den Self-Service-Zugang.
Wichtig: Wechseln Sie auch in den Reiter „Ehemalige Mitarbeiter“ und entziehen Sie dort ebenfalls allen Personen den Zugang.
Schritt 2: E-Mail-Adresse im neuen Account verwenden:
Nachdem der Zugang im alten Account entzogen wurde, können Sie die E-Mail-Adressen im neuen Account für die Self Services einladen.
Kann ich ausgeschiedene Mitarbeiter:innen nachträglich zum Self Service einladen?
Nein, ausgeschiedene Mitarbeiter:innen haben keinen Zugriff mehr auf die Self Services. Wenn eine ausgeschiedene Person Dokumente benötigt, stellen Sie ihr diese bitte auf einem anderen Weg zur Verfügung, zum Beispiel als Ausdruck per Post.
Benötigen Sie weitere Hilfe oder detaillierte Informationen zu den Funktionen der Self Services? Hier finden Sie eine Übersicht aller Hilfeartikel. Wir haben zudem eine Schnellüberblick über die Self Services für Ihre Mitarbeiter:innen zusammengestellt.