Seit dem 01.01.2023 müssen Arbeitgeber Bescheinigungen für die Bundesagentur für Arbeit elektronisch übermitteln (BA‑BEA).
Mit Lexware Office Lohn & Gehalt erstellen und versenden Sie Arbeits‑, EU‑Arbeits‑ und Nebeneinkommensbescheinigungen und werden von einem Assistenten durch die erforderlichen Angaben geführt. Papierformulare entfallen; Entwürfe und der Versand sind nachvollziehbar protokolliert. So sparen Sie Zeit, vermeiden Übertragungsfehler und erfüllen die rechtlichen Vorgaben.
Was bedeutet BA-BEA?
BA‑BEA steht für „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ und ist das digitale Verfahren der Bundesagentur für Arbeit.
Pflicht seit 01.01.2023 für Arbeitgeber
Anwendungsfälle: Arbeits‑, EU‑Arbeits‑ und Nebeneinkommensbescheinigungen (\§\§ 312, 312a, 313 SGB III)
Ziel: Weniger Bürokratie, schneller Datenaustausch, sichere und nahtlose Übermittlung
Welche Bescheinigungen umfasst das BA-BEA-Verfahren?
Über das BA-BEA-Verfahren werden drei zentrale Dokumente elektronisch übermittelt. Jedes Dokument dient einem spezifischen Zweck.
Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
Die Arbeitsbescheinigung ist das Standarddokument nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses. Mit diesem Dokument bescheinigt der Arbeitgeber der Bundesagentur für Arbeit alle Fakten, die für die Entscheidung über einen Anspruch auf Arbeitslosengeld wichtig sind.
EU-Arbeitsbescheinigung (§ 312a SGB III)
Die EU-Arbeitsbescheinigung wird benötigt, wenn ein Arbeitnehmer nach dem Jobende in ein anderes EU-Land umzieht, um dort Arbeitslosengeld zu beantragen. Sie dient also internationalen Zwecken innerhalb der Europäischen Union.
Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III)
Diese Bescheinigung stellt ein Arbeitgeber aus, um das Nebeneinkommen einer Person zu melden, die bereits Leistungen wie Arbeitslosengeld bezieht.
Voraussetzungen: Was Sie vor dem Start wissen müssen
Damit Sie das BA‑BEA‑Verfahren reibungslos nutzen können, stellen Sie bitte sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:
Vollständige Abrechnung in Lexware Office
Das BA‑BEA‑Verfahren funktioniert nur für Mitarbeitende, deren Beschäftigungszeiträume lückenlos über Lexware Office abgerechnet wurden. Wenn Sie Zeiträume in einem anderen System abgerechnet haben, müssen Sie die Meldung stattdessen über das SV‑Meldeportal vornehmen.
Austrittsdatum für Arbeitsbescheinigungen
Um eine Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III) oder eine EU‑Arbeitsbescheinigung (§ 312a SGB III) zu erstellen, hinterlegen Sie im Profil der betreffenden Person ein Austrittsdatum. Dies ist auch möglich, bevor der Austritt final abgerechnet wurde.
Wo finde ich die Funktion für das BA-BEA-Verfahren?
Die Funktion zur Erstellung der Bescheinigungen ist zentral in Ihrem Lexware Office Lohn & Gehalt Account verfügbar.
Klicken Sie im Menü auf den Punkt Dokumente.
Wählen Sie Arbeitsbescheinigungen (BEA) aus.
In der Übersicht für das BA‑BEA‑Verfahren können Sie Ihre Bescheinigungen erstellen und verwalten.
Wie erstelle ich eine Arbeits- und EU-Arbeitsbescheinigung?
Der Prozess für die Erstellung der Arbeitsbescheinigung und der EU-Arbeitsbescheinigung ist nahezu identisch. Der Assistent in Lexware Office führt Sie sicher durch alle notwendigen Angaben und fordert nur die Informationen an, die für den jeweiligen Fall relevant sind.
Schritt 1: Assistent starten und Mitarbeitenden auswählen
Klicken Sie in der Dokumentenübersicht auf „Arbeitsbescheinigung erstellen“.
Wählen Sie die betreffende Person aus der Liste aus (Austrittsdatum muss bereits im Mitarbeiterprofil hinterlegt sein).
Der Assistent startet automatisch.
Schritt 2: Daten prüfen und ergänzen
Der Assistent gliedert den Prozess in übersichtliche Teilbereiche. Viele Daten werden automatisch aus Ihrem Account übernommen – das spart Tipparbeit und reduziert Fehler. Prüfen und ergänzen Sie insbesondere:
Angaben zum Arbeitgeber & Arbeitnehmer: Automatische Übernahme aus Firmen‑ und Mitarbeiterstammdaten. Prüfen Sie die Vollständigkeit.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Kündigungsgrund, Kündigungsfristen, ggf. Kündigungsschutzklage.
Wöchentliche Arbeitszeit: Tragen Sie die relevanten Arbeitszeiten ein.
Leistungen bei Beendigung: Abfindungen, Urlaubsabgeltungen etc.
Abgeschlossene Abschnitte sind mit einem grünen Haken gekennzeichnet – so behalten Sie Ihren Fortschritt im Blick.
Schritt 3: Bescheinigung versenden oder zwischenspeichern
Versenden: Sobald alle Bereiche einen grünen Haken tragen, ist die Bescheinigung bereit für den Versand. Ein Klick auf „Senden“ genügt, und die Daten werden sicher an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt.
Zwischenspeichern: Liegen noch nicht alle Informationen vor, speichern Sie den Entwurf. In der Übersicht erscheint er als „Unvollständig“ und kann jederzeit wieder aufgerufen und fertiggestellt werden.
Wie erstelle ich eine Nebeneinkommensbescheinigung?
Die Bescheinigung über Nebeneinkommen (§ 313 SGB III) erstellen Sie ebenfalls in wenigen Schritten mit dem Assistenten.
Mitarbeitenden und Monat auswählen: Wählen Sie zuerst den Monat und den Mitarbeitenden aus, für den Sie die Bescheinigung erstellen möchten.
Assistenten nutzen: Der Assistent übernimmt auch hier die Stammdaten automatisch.
Angaben zum Nebeneinkommen ergänzen: Tragen Sie das laufende Entgelt ein und geben Sie an, ob Entgelt und Arbeitszeit zukünftig konstant bleiben.
Arbeitsstunden erfassen: Tragen Sie die tatsächlich geleisteten wöchentlichen Arbeitsstunden ein.
Prüfen und absenden: Sobald alle Haken grün sind, können Sie die Bescheinigung sicher versenden.
Wie korrigiere ich fehlerhafte Bescheinigungen?
Ein Tippfehler ist schnell passiert. Bei Arbeits‑ und EU‑Arbeitsbescheinigungen können Sie Fehler unkompliziert korrigieren.
Öffnen Sie die Übersicht der Bescheinigungen im Bereich Dokumente.
Wählen Sie die bereits versendete Bescheinigung aus.
Klicken Sie auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts und wählen Sie „Korrigieren“.
Der Assistent öffnet sich erneut. Passen Sie die fehlerhaften Angaben an und versenden Sie die korrigierte Bescheinigung.
Hinweis: Eine Korrekturfunktion für die Nebeneinkommensbescheinigung ist derzeit nicht verfügbar. Erstellen Sie in diesem Fall eine neue Bescheinigung für den betreffenden Monat.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was mache ich, wenn ich eine Bescheinigung nicht auf einmal fertigstellen kann?
Sie können die Bescheinigung jederzeit zwischenspeichern. Sie wird dann in der Übersicht als „Unvollständig“ markiert und Sie können sie später weiterbearbeiten.
Wie kann ich eine bereits versendete Bescheinigung korrigieren?
Eine Korrektur ist bei der Arbeits- und EU-Arbeitsbescheinigung möglich. Wählen Sie dazu die entsprechende Bescheinigung in der Übersicht aus und klicken Sie auf die drei Punkte, um die Option „Korrigieren“ auszuwählen.
Welche Daten übernimmt Lexware Office automatisch?
Lexware Office zieht automatisch die Firmenstammdaten sowie die Daten des Mitarbeitenden aus dem Mitarbeiterprofil (z.B. Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer), um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
Wo finde ich die versendeten Bescheinigungen?
Alle fertig versendeten Bescheinigungen finden Sie in der Übersicht unter „Dokumente“. Dort können Sie sie jederzeit als PDF herunterladen.