Die Funktion für intelligente Kontaktvorschläge in Lexware Office erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag erheblich. Durch automatische Vorschläge können Sie Ihre Belege schnell und effizient den richtigen Kontakten zuordnen und so wertvolle Zeit sparen.
Wie funktionieren die Kontaktvorschläge in der Belegerfassung?
Lexware Office nutzt eine intelligente Matching-Technologie, um Zeichenketten auf Belegen mit den gespeicherten Kontakten in Ihrem System abzugleichen und auf dieser Basis Kontaktvorschläge zu generieren. Dabei werden verschiedene relevante Daten analysiert, wie zum Beispiel:
Name der Kund:innen oder Lieferant:innen
USt-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
IBAN
Tipp: Je vollständiger Ihre hinterlegten Kontaktinformationen, desto präziser funktioniert das Matching. Wir empfehlen Ihnen daher, möglichst vollständige Kontaktprofile anzulegen.
Vorteile der Zuordnung von Belegen zu gespeicherten Kontakten
Die Zuordnung von Belegen zu gespeicherten Kontakten bietet Ihnen folgende Vorteile:
Bessere Finanzübersicht: Sie können auf einen Blick nachvollziehen, welche Einnahmen oder Ausgaben für bestimmte Kund:innen oder Lieferant:innen in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind.
Erleichterte Buchhaltung: Umsätze werden automatisch auf die korrekten Debitor:innen- oder Kreditor:innenkonten verbucht. Dadurch erhalten Sie eine strukturierte und klare Übersicht über die Buchungen nach Kund:innen oder Lieferant:innen.
Mit mehr im System angelegten Kontakten können in der Belegerfassungsmaske auch mehr und bessere Kategorievorschläge generiert werden.
Zudem bietet Lexware Office eine Dublettenprüfung an, damit Belege nicht versehentlich doppelt erfasst werden. Diese Prüfung greift, sobald im System gespeicherte Kontakte in der Belegerfassung verwendet werden.
💡 Durch das neue Kontakt-Matching in der Belegerfassung sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgen auch für mehr Übersicht und Struktur in Ihrer Buchhaltung.
Wichtig: Hinterlegen Sie vollständige Kontaktinformationen, um die besten Ergebnisse zu erzielen!
Anleitung zur Nutzung der Kontaktvorschläge in der Belegerfassung
1. Automatische Kontaktvorschläge prüfen
Beim Erfassen eines Belegs werden die Kontaktdaten der Kund:innen oder Lieferant:innen auf dem Beleg überprüft und mit den in Lexware Office gespeicherten Kontakten verglichen. Sie erhalten einen Kontaktvorschlag mit dem Top-Ergebnis. Weitere Auswahlmöglichkeiten finden Sie in der Vorschlagsliste.
2. Vorschlagsliste aufrufen
Wenn Sie das Kontaktfeld eines Belegs öffnen, erscheint eine Dropdown-Liste mit den folgenden Vorschlägen:
Einmalkontakte
Zuletzt verwendete Kontakte
Gespeicherte Kontakte
Wählen Sie aus der Liste den passenden Kontakt aus, um ihn dem Beleg zuzuweisen.
3. Manuelles Suchen von Kontakten
Nicht den passenden Kontakt in der Vorschlagsliste gefunden? Kein Problem! Nutzen Sie die Freitexteingabe, um gezielt nach Ihrem gewünschten Kontakt zu suchen. Bitte beachten Sie hierbei:
Eingangsbelege (z. B. Rechnungen von Lieferant:innen): Nur gespeicherte Lieferant:innenkontakte können genutzt werden.
Ausgangsbelege (z. B. Rechnungen an Kund:innen): Nur gespeicherte Kund:innenkontakte stehen für die Zuordnung zur Verfügung.